Trong hoạt động xuất nhập khẩu, HS Code là một trong những thông tin quan trọng nhất trên tờ khai hải quan và nhiều chứng từ thương mại. Tuy nhiên, đằng sau hệ thống mã số hàng hóa này là một cơ chế phân loại quốc tế có tính thống nhất cao, được xây dựng dựa trên Công ước HS.
Vậy Công ước HS là gì? Công ước này được hình thành như thế nào, quy định những nội dung gì và có vai trò ra sao đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu? Đặc biệt, tại sao cùng một loại hàng hóa nhưng mã HS ở cấp độ chi tiết có thể khác nhau giữa các quốc gia?
Bài viết dưới đây của A&A Logistics sẽ giúp doanh nghiệp và người làm xuất nhập khẩu hiểu rõ bản chất của Công ước HS cũng như mối liên hệ giữa Công ước HS, Hệ thống HS và mã HS Code.
Công ước HS là gì?
Công ước HS là tên gọi ngắn của Công ước quốc tế về Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (International Convention on the Harmonized Commodity Description and Coding System).
Đây là một công ước quốc tế do Hội đồng Hợp tác Hải quan, nay là Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO – World Customs Organization), xây dựng và thông qua tại Brussels, Bỉ vào ngày 14/6/1983. Công ước chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/1988.
Mục tiêu cốt lõi của Công ước là tạo ra một hệ thống phân loại hàng hóa có tính thống nhất trên phạm vi quốc tế. Thay vì mỗi quốc gia sử dụng một cách gọi và mã hóa hàng hóa hoàn toàn khác nhau, Hệ thống HS cung cấp một “ngôn ngữ chung” để mô tả và phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế.
Theo WCO, Hệ thống HS hiện được sử dụng bởi hơn 200 quốc gia và nền kinh tế, làm cơ sở cho biểu thuế hải quan và thống kê thương mại quốc tế. Khoảng 98% hàng hóa trong thương mại quốc tế được phân loại theo HS.
Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp xuất khẩu một mặt hàng từ Việt Nam sang một quốc gia khác, phần mã HS ở cấp độ quốc tế giúp cơ quan hải quan của các bên có một cơ sở chung để xác định hàng hóa đó thuộc nhóm nào.
Công ước HS và Hệ thống HS có giống nhau không?
Đây là điểm khá nhiều người mới làm xuất nhập khẩu dễ nhầm lẫn.
Công ước HS là văn kiện pháp lý quốc tế quy định việc thiết lập, áp dụng và duy trì Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa.
Trong khi đó, Hệ thống HS (Harmonized System – HS) chính là hệ thống danh mục và mã số hàng hóa được xây dựng, duy trì theo Công ước.
Có thể hiểu đơn giản:
Công ước HS → cơ sở pháp lý quốc tế → Hệ thống HS → cơ sở xây dựng mã HS hàng hóa.
Hệ thống HS được xây dựng với cấu trúc pháp lý và logic, bao gồm các quy tắc tổng quát, chú giải pháp lý và danh mục nhóm, phân nhóm hàng hóa. Ở cấp độ quốc tế, HS sử dụng mã 6 chữ số để phân loại hàng hóa.
Sau cấp độ 6 số, từng quốc gia hoặc khu vực có thể phát triển thêm các phân nhóm chi tiết phục vụ nhu cầu quản lý, thống kê hoặc chính sách thuế của mình.
Đây cũng là lý do doanh nghiệp cần phân biệt mã HS quốc tế 6 số với mã HS chi tiết được sử dụng trong biểu thuế của từng quốc gia.
Việt Nam tham gia Công ước HS từ khi nào?
Việt Nam chính thức tham gia Công ước quốc tế về Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa theo Quyết định số 49/QĐ-CTN ngày 06/03/1998 của Chủ tịch nước. Các văn bản của Việt Nam cũng xác nhận việc tham gia Công ước HS là cơ sở để xây dựng và áp dụng hệ thống phân loại hàng hóa trong quản lý xuất nhập khẩu.
Theo tài liệu của Hải quan Việt Nam, Việt Nam đã triển khai áp dụng HS từ những năm 1990 và tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật về phân loại hàng hóa dựa trên HS qua nhiều giai đoạn.
Trên nền tảng HS, Việt Nam xây dựng Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam với mức độ chi tiết cao hơn để phục vụ việc phân loại, áp dụng thuế và quản lý hàng hóa.
Hiện nay, Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam được ban hành trên cơ sở hệ thống HS và các cam kết liên quan của Việt Nam trong khuôn khổ ASEAN. Chẳng hạn, Thông tư 31/2022/TT-BTC ban hành Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và căn cứ vào Quyết định 49/QĐ-CTN về việc Việt Nam tham gia Công ước HS.
Cấu trúc của Hệ thống HS như thế nào?
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của Hệ thống HS là hàng hóa được phân loại theo cấu trúc từ tổng quát đến chi tiết.
Ở cấp độ quốc tế, mã HS gồm 6 chữ số. Hai chữ số đầu tiên thể hiện Chương (Chapter); hai chữ số tiếp theo xác định Nhóm (Heading); hai chữ số cuối thể hiện Phân nhóm (Subheading).
Ví dụ, một mã HS có dạng:
ABCD.EF
Trong đó:
- AB: Chương;
- CD: Nhóm;
- EF: Phân nhóm.
Hệ thống HS hiện có hàng nghìn nhóm hàng hóa, được sắp xếp theo một cấu trúc pháp lý và logic thống nhất. WCO cho biết HS bao gồm khoảng 5.000 nhóm hàng, mỗi nhóm được xác định bằng mã 6 chữ số.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng 6 số đầu là nền tảng quốc tế, còn các quốc gia có thể bổ sung thêm chữ số phía sau.
Ví dụ, tại Việt Nam, mã hàng hóa trong Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có thể được chi tiết đến 8 chữ số. Điều này cho phép Việt Nam phân loại hàng hóa cụ thể hơn để phục vụ quản lý thuế, thống kê và chính sách thương mại.
Vì vậy, khi doanh nghiệp xuất nhập khẩu, không nên hiểu rằng một mặt hàng trên toàn thế giới luôn chỉ có duy nhất một mã HS giống nhau đến 8 hoặc 10 chữ số. Điểm thống nhất quan trọng nhất của HS quốc tế nằm ở 6 chữ số đầu.
Công ước HS quy định những nội dung gì?
Công ước HS không đơn thuần là một danh sách mã hàng hóa. Đây là một khuôn khổ pháp lý quốc tế quy định cách thức các bên tham gia áp dụng và duy trì Hệ thống HS.
Một nội dung quan trọng của hệ thống là 6 Quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại hàng hóa. Đây là nền tảng để xác định hàng hóa thuộc nhóm hoặc phân nhóm nào khi tiến hành phân loại.
Bên cạnh đó còn có các Chú giải pháp lý của Phần, Chương và Phân nhóm. Những chú giải này giúp xác định phạm vi của từng phần, chương hoặc nhóm hàng, đồng thời loại trừ hoặc đưa một số loại hàng hóa vào phạm vi phân loại tương ứng.
Do đó, khi tra mã HS, doanh nghiệp không nên chỉ tìm một từ khóa giống với tên sản phẩm rồi lựa chọn mã có vẻ phù hợp. Việc phân loại cần xem xét bản chất hàng hóa, cấu tạo, thành phần, công dụng, đặc tính kỹ thuật và các quy tắc, chú giải liên quan.
WCO cũng duy trì các công cụ và tài liệu nhằm hỗ trợ việc áp dụng HS thống nhất giữa các quốc gia, trong đó có Explanatory Notes và các quyết định phân loại.
Công ước HS có vai trò gì trong xuất nhập khẩu?
Vai trò đầu tiên và quan trọng nhất của Công ước HS là thống nhất cách phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế.
Nếu không có một hệ thống phân loại chung, cùng một loại hàng hóa có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau tại các quốc gia khác nhau. Điều này gây khó khăn cho cơ quan hải quan, doanh nghiệp, đơn vị logistics cũng như các cơ quan thống kê.
Nhờ HS, các bên có một cơ sở chung để nhận diện và phân loại hàng hóa.
Đối với doanh nghiệp, HS Code còn liên quan trực tiếp đến thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và các chính sách quản lý hàng hóa. Danh mục hàng hóa được sử dụng làm cơ sở xây dựng biểu thuế và phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam.
HS cũng đóng vai trò quan trọng trong thống kê thương mại quốc tế. Khi hàng hóa được phân loại theo cùng một hệ thống, dữ liệu xuất nhập khẩu giữa các quốc gia có thể được thu thập, so sánh và phân tích thuận lợi hơn.
Ngoài ra, HS còn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác như xác định phạm vi của chính sách thương mại, theo dõi hàng hóa chịu kiểm soát, thống kê vận tải, quản lý hạn ngạch và phân tích thị trường. WCO mô tả HS như một “ngôn ngữ kinh tế” và công cụ quan trọng của thương mại quốc tế.
Mã HS ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp?
Trong thực tế, việc xác định đúng mã HS có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian xử lý một lô hàng.
Trước hết, mã HS được sử dụng để xác định mức thuế áp dụng theo biểu thuế tương ứng. Nếu doanh nghiệp áp sai mã, số thuế phải nộp có thể bị sai theo.
Bên cạnh thuế, mã HS còn có thể liên quan đến chính sách quản lý chuyên ngành. Một số mặt hàng có thể thuộc diện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm, xin giấy phép hoặc chịu các biện pháp quản lý khác.
Mã HS cũng xuất hiện trong quá trình xác định và áp dụng một số quy tắc thương mại, thống kê hàng hóa và trong các tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu.
Vì vậy, việc tra cứu HS Code không nên được xem là một bước thủ tục mang tính hình thức. Đây là một nghiệp vụ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chi phí và khả năng thông quan của lô hàng.
Vì sao doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi phân loại HS Code?
Khó khăn lớn nhất nằm ở việc tên thương mại của sản phẩm không phải lúc nào cũng trùng với cách mô tả trong Danh mục HS.
Một sản phẩm có thể được doanh nghiệp gọi bằng tên thương mại, nhưng cơ quan hải quan lại cần xác định dựa trên thành phần, vật liệu, cấu tạo, nguyên lý hoạt động hoặc công dụng chính.
Đối với những sản phẩm phức tạp như máy móc, thiết bị, linh kiện, hóa chất hoặc sản phẩm có nhiều thành phần, việc lựa chọn mã HS càng cần phân tích kỹ.
Một vấn đề khác là biểu thuế và danh mục hàng hóa có thể được cập nhật theo từng phiên bản HS. WCO hiện đã công bố HS 2022 và HS 2028 sẽ có hiệu lực từ ngày 01/01/2028, cho thấy hệ thống HS được định kỳ cập nhật để phản ánh sự thay đổi của công nghệ và cơ cấu thương mại.
Do đó, doanh nghiệp không nên sử dụng một mã HS cũ trong thời gian dài mà không kiểm tra lại hiệu lực và các quy định hiện hành.
Phân biệt Công ước HS, HS Code và Danh mục hàng hóa Việt Nam
Có thể hình dung mối quan hệ giữa ba khái niệm này theo cách đơn giản:
Công ước HS là nền tảng pháp lý quốc tế.
Hệ thống HS là hệ thống phân loại hàng hóa được xây dựng và vận hành theo Công ước.
HS Code là mã số được sử dụng để xác định vị trí của hàng hóa trong hệ thống phân loại.
Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam là hệ thống phân loại được Việt Nam xây dựng trên nền tảng HS, đồng thời chi tiết hóa để đáp ứng yêu cầu quản lý trong nước.
Chính vì vậy, hiểu Công ước HS sẽ giúp người làm xuất nhập khẩu hiểu sâu hơn bản chất của HS Code, thay vì chỉ ghi nhớ mã số của từng mặt hàng.
Những lưu ý khi tra cứu và áp mã HS
Khi xác định mã HS cho một sản phẩm, doanh nghiệp nên bắt đầu từ mô tả hàng hóa thực tế, không nên chỉ dựa vào tên gọi trên invoice hoặc tên thương mại.
Các thông tin như thành phần, vật liệu, cấu tạo, công dụng, model, thông số kỹ thuật, nguyên lý hoạt động, tình trạng hàng hóa và cách đóng gói có thể là cơ sở quan trọng để phân loại.
Sau đó, cần đối chiếu với Danh mục hàng hóa hiện hành, đọc kỹ các quy tắc tổng quát và chú giải pháp lý của phần, chương, nhóm và phân nhóm liên quan.
Đối với những mặt hàng có tính chất phức tạp hoặc có nguy cơ tranh chấp về phân loại, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật và xem xét các cơ chế xác định trước về mã số theo quy định hải quan thay vì tự lựa chọn mã chỉ dựa trên kết quả tìm kiếm trên Internet.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về Công ước HS
Công ước HS là gì?
Công ước HS là Công ước quốc tế về Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa, do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) xây dựng, được thông qua năm 1983 và có hiệu lực từ ngày 01/01/1988. Công ước tạo cơ sở cho việc áp dụng một hệ thống phân loại hàng hóa thống nhất trong thương mại quốc tế.
HS Code có phải là Công ước HS không?
Không. Công ước HS là văn kiện pháp lý quốc tế, còn HS Code là mã số dùng để phân loại hàng hóa trong Hệ thống HS.
HS Code quốc tế có bao nhiêu số?
Hệ thống HS quốc tế được thống nhất ở cấp 6 chữ số. Các quốc gia có thể bổ sung thêm chữ số để đáp ứng nhu cầu quản lý và biểu thuế trong nước.
Việt Nam có tham gia Công ước HS không?
Có. Việt Nam tham gia Công ước HS theo Quyết định số 49/QĐ-CTN ngày 06/03/1998 của Chủ tịch nước. Công ước là cơ sở quan trọng cho hệ thống phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam.
Tại sao phải xác định đúng mã HS?
Mã HS có liên quan đến phân loại hàng hóa, biểu thuế và nhiều chính sách quản lý xuất nhập khẩu. Việc áp sai mã có thể dẫn đến sai thuế, sai chính sách quản lý hoặc phát sinh vấn đề khi cơ quan hải quan kiểm tra.
Kết luận
Qua những phân tích trên, có thể hiểu Công ước HS là gì theo cách đơn giản: đây là nền tảng pháp lý quốc tế giúp các quốc gia thống nhất một hệ thống phân loại và mã hóa hàng hóa phục vụ thương mại quốc tế.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, HS không chỉ là một dãy số trên tờ khai hải quan. Việc hiểu đúng cấu trúc HS, nguyên tắc phân loại và mối quan hệ giữa Công ước HS với Danh mục hàng hóa của Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong khai báo hải quan, tính thuế và kiểm soát rủi ro.
Đặc biệt, khi một sản phẩm mới được nhập khẩu hoặc xuất khẩu, doanh nghiệp nên phân tích đầy đủ đặc tính hàng hóa và đối chiếu quy định hiện hành trước khi quyết định mã HS. Đây là bước quan trọng để hạn chế tình trạng khai sai mã, phải điều chỉnh tờ khai hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế sau thông quan.
A&A Logistics cung cấp các giải pháp logistics và hỗ trợ nghiệp vụ xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khâu từ chứng từ, khai báo hải quan đến vận chuyển hàng hóa quốc tế. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc xác định mã HS hoặc chuẩn bị thủ tục cho một lô hàng cụ thể, hãy liên hệ để được tư vấn phương án phù hợp.