Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc để hàng hóa được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp. Sau khi khai báo trên hệ thống hải quan điện tử, doanh nghiệp cần thường xuyên tra cứu tờ khai hải quan để theo dõi trạng thái xử lý, kiểm tra thông tin khai báo và kịp thời xử lý các phát sinh nếu có.
Việc tra cứu không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch giao nhận hàng hóa mà còn hạn chế các rủi ro như chậm thông quan, sai thông tin khai báo hoặc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Tờ Khai Hải Quan Là Gì?
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản hoặc dữ liệu điện tử chứa toàn bộ thông tin về lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu do doanh nghiệp khai báo với cơ quan hải quan.
Các thông tin trên tờ khai thường bao gồm:
- Tên hàng hóa
- Mã HS Code
- Số lượng hàng hóa
- Trị giá khai báo
- Thuế nhập khẩu, thuế VAT
- Thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu
- Phương thức vận chuyển
- Cảng xuất, cảng nhập
Theo quy định hiện hành, hàng hóa chỉ được phép lưu thông hợp pháp sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan liên quan.
Lợi Ích Khi Tra Cứu Tờ Khai Hải Quan
Kiểm Tra Trạng Thái Thông Quan
Doanh nghiệp có thể biết chính xác:
- Tờ khai đã đăng ký thành công hay chưa
- Tình trạng phân luồng
- Đã thông quan hay đang chờ xử lý
Kiểm Soát Thông Tin Khai Báo
Tra cứu giúp đối chiếu lại các dữ liệu đã khai như:
- Mã HS
- Số lượng
- Trị giá hàng hóa
- Thuế phải nộp
Từ đó giảm thiểu nguy cơ sai sót dẫn đến bị xử phạt hành chính.
Chủ Động Kế Hoạch Logistics
Khi biết chính xác thời gian thông quan, doanh nghiệp có thể:
- Điều phối xe vận chuyển
- Đặt lịch lấy hàng
- Giảm chi phí lưu container
- Hạn chế lưu kho tại cảng
Đây là yếu tố rất quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng hiện đại.
Cách Tra Cứu Tờ Khai Hải Quan Online
Hiện nay, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin trực tuyến thông qua hệ thống của Hải quan Việt Nam.
Bước 1: Truy Cập Cổng Thông Tin Hải Quan
Truy cập hệ thống tra cứu thông tin tờ khai của Hải quan Việt Nam.
Bước 2: Nhập Thông Tin Cần Tra Cứu
Các thông tin thường được yêu cầu gồm:
- Số tờ khai hải quan
- Mã số doanh nghiệp (MST)
- Số CMND/CCCD của người đại diện
- Mã xác thực (Captcha)
Bước 3: Thực Hiện Tra Cứu
Nhấn nút “Lấy thông tin” hoặc “Tra cứu”.
Bước 4: Xem Kết Quả
Hệ thống sẽ hiển thị:
- Số tờ khai
- Ngày đăng ký
- Chi cục hải quan
- Trạng thái xử lý
- Thông tin thông quan (nếu có)
Cách Kiểm Tra Tờ Khai Đã Thông Quan Hay Chưa
Đây là nhu cầu phổ biến nhất của doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Sau khi tra cứu, doanh nghiệp cần chú ý:
Tờ Khai Đã Thông Quan
Hệ thống hiển thị:
- Trạng thái “Thông quan”
- Thời gian thông quan
- Thông tin xác nhận từ cơ quan hải quan
Tờ Khai Chưa Thông Quan
Có thể xuất hiện các trạng thái:
- Chờ kiểm tra hồ sơ
- Chờ kiểm tra thực tế hàng hóa
- Chờ nộp thuế
- Chờ xử lý bổ sung chứng từ
Việc theo dõi sát các trạng thái này giúp doanh nghiệp chủ động xử lý nhanh các phát sinh.
Những Lỗi Thường Gặp Khi Tra Cứu Tờ Khai Hải Quan
Nhập Sai Số Tờ Khai
Chỉ cần sai một ký tự cũng khiến hệ thống không trả về kết quả.
Sai Mã Số Doanh Nghiệp
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng mã số thuế đã đăng ký với cơ quan hải quan.
Sai Thông Tin Người Đại Diện
Thông tin CMND/CCCD phải khớp với dữ liệu đăng ký trên hệ thống.
Hệ Thống Chưa Cập Nhật
Trong một số trường hợp, dữ liệu chưa được đồng bộ ngay lập tức nên doanh nghiệp cần chờ thêm một khoảng thời gian trước khi tra cứu lại.
Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khi Tra Cứu Tờ Khai Hải Quan
Để quá trình tra cứu diễn ra nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra kỹ số tờ khai trước khi nhập.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ xuất nhập khẩu.
- Theo dõi trạng thái tờ khai thường xuyên.
- Chủ động xử lý khi phát hiện sai sót.
- Thực hiện nộp thuế đúng thời hạn để tránh ảnh hưởng đến quá trình thông quan.
Việc phát hiện sớm các lỗi khai báo sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị xử phạt hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
A&A Logistics Hỗ Trợ Khai Báo Và Theo Dõi Tờ Khai Hải Quan Chuyên Nghiệp
Với kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, A&A Logistics hỗ trợ khách hàng:
- Khai báo hải quan điện tử.
- Theo dõi tiến độ xử lý tờ khai.
- Tư vấn mã HS và chính sách mặt hàng.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan.
- Vận chuyển nội địa và quốc tế trọn gói.
Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu, giúp tối ưu thời gian, chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro về thủ tục hải quan.
Liên hệ A&A Logistics ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp logistics và khai báo hải quan phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.