VGM là gì? Cùng A&A Logistics tìm hiểu khái niệm Verified Gross Mass, quy định khai báo VGM theo SOLAS, thời hạn nộp VGM, cách xác định VGM và những lưu ý quan trọng trong vận tải container xuất khẩu.

VGM Là Gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển, đặc biệt là vận chuyển container, doanh nghiệp thường xuyên bắt gặp yêu cầu khai báo VGM trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Đây là một trong những chứng từ bắt buộc mà hãng tàu, cảng biển và cơ quan quản lý vận tải quốc tế đặc biệt quan tâm.

Vậy VGM là gì?

VGM (Verified Gross Mass) là tổng trọng lượng đã được xác minh của container hàng xuất khẩu. Trọng lượng này bao gồm toàn bộ hàng hóa bên trong container, vật liệu đóng gói, pallet, vật liệu chèn lót và trọng lượng vỏ container.

Nói cách khác, VGM chính là trọng lượng thực tế cuối cùng của container trước khi được xếp lên tàu.

Thông tin VGM phải được chủ hàng hoặc đơn vị được ủy quyền xác nhận và gửi cho hãng tàu trước thời hạn quy định. Nếu không có VGM hợp lệ, container có thể bị từ chối xếp lên tàu, gây chậm trễ giao hàng và phát sinh nhiều chi phí không mong muốn.

Vì Sao VGM Trở Thành Yêu Cầu Bắt Buộc Trong Vận Tải Biển?

Trước đây, nhiều chủ hàng khai báo trọng lượng container dựa trên ước tính hoặc số liệu chưa được kiểm chứng đầy đủ. Điều này dẫn đến nhiều rủi ro trong quá trình vận hành tàu biển.

Việc khai báo sai trọng lượng container có thể gây ra:

• Mất cân bằng tải trọng tàu.
• Ảnh hưởng đến sơ đồ xếp container.
• Tăng nguy cơ đổ container trên biển.
• Gây tai nạn lao động tại cảng.
• Tác động đến an toàn hàng hải quốc tế.

Trong thực tế, đã có nhiều vụ tai nạn hàng hải nghiêm trọng được xác định có liên quan đến việc khai báo sai trọng lượng container. Một container nặng hơn nhiều so với số liệu khai báo có thể làm thay đổi trọng tâm tàu hoặc gây áp lực vượt mức lên hệ thống xếp dỡ.

Chính vì vậy, việc xác minh chính xác trọng lượng container trở thành yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn cho toàn bộ chuỗi vận tải.

Cơ Sở Pháp Lý Của Quy Định VGM

Quy định về VGM được ban hành theo Công ước Quốc tế về An toàn Sinh mạng Con người trên Biển (SOLAS – Safety of Life at Sea) của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO).

Theo quy định của SOLAS:

Container không có VGM hợp lệ sẽ không được phép xếp lên tàu.

Quy định này chính thức được áp dụng trên phạm vi toàn cầu từ ngày 01/07/2016 và đến nay vẫn là tiêu chuẩn bắt buộc đối với mọi lô hàng container xuất khẩu.

Tại Việt Nam, các hãng tàu quốc tế, cảng biển và doanh nghiệp logistics đều tuân thủ quy định này khi thực hiện vận chuyển hàng hóa bằng container.

Ai Là Người Chịu Trách Nhiệm Khai Báo VGM?

Một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm là ai sẽ chịu trách nhiệm đối với số liệu VGM.

Theo quy định quốc tế, trách nhiệm cuối cùng thuộc về chủ hàng (Shipper).

Tuy nhiên trên thực tế, doanh nghiệp có thể:

• Tự khai báo VGM.
• Ủy quyền cho Forwarder.
• Ủy quyền cho đơn vị logistics.
• Ủy quyền cho đại lý vận tải.

Dù được ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện, chủ hàng vẫn là đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu đã khai báo.

Do đó doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi gửi cho hãng tàu.

Các Thành Phần Cấu Thành VGM

Để hiểu rõ VGM là gì, doanh nghiệp cần biết VGM được hình thành từ những yếu tố nào.

Một giá trị VGM hoàn chỉnh bao gồm:

Trọng lượng hàng hóa

Là khối lượng thực tế của toàn bộ hàng hóa được đóng trong container.

Trọng lượng bao bì

Bao gồm:

• Thùng carton.
• Bao tải.
• Thùng gỗ.
• Bao bì nhựa.

Trọng lượng pallet

Đối với hàng hóa xuất khẩu sử dụng pallet gỗ hoặc pallet nhựa.

Vật liệu chèn lót

Bao gồm:

• Túi khí chèn hàng.
• Gỗ chèn.
• Xốp bảo vệ.
• Dây buộc hàng.

Trọng lượng container rỗng

Mỗi container đều có trọng lượng riêng được thể hiện trên cửa container.

Ví dụ:

• Container 20 feet: khoảng 2.100 – 2.400 kg.
• Container 40 feet: khoảng 3.500 – 4.000 kg.

Tổng cộng tất cả các yếu tố trên sẽ tạo thành giá trị VGM cuối cùng.

Hai Phương Pháp Xác Định VGM

Theo quy định của SOLAS, có hai phương pháp được chấp nhận để xác định VGM.

Phương Pháp 1: Cân Toàn Bộ Container Sau Khi Đóng Hàng

Đây là phương pháp phổ biến nhất hiện nay.

Quy trình thực hiện:

• Đóng hàng vào container.
• Niêm phong container.
• Đưa container lên cân.

Kết quả thu được chính là VGM.

Ưu điểm:

• Chính xác cao.
• Dễ thực hiện.
• Được nhiều hãng tàu chấp nhận.

Nhược điểm:

• Phát sinh chi phí cân.
• Phụ thuộc vào hệ thống cân đạt chuẩn.

Phương Pháp 2: Tính Tổng Trọng Lượng Từng Thành Phần

Doanh nghiệp cộng tổng:

• Hàng hóa.
• Bao bì.
• Pallet.
• Vật liệu chèn.
• Trọng lượng container rỗng.

Sau đó xác nhận thành VGM.

Ưu điểm:

• Chủ động hơn.
• Không cần cân nguyên container.

Nhược điểm:

• Dễ xảy ra sai lệch.
• Đòi hỏi quản lý dữ liệu chính xác.

Quy Trình Khai Báo VGM Trong Xuất Khẩu Hàng Hóa

Bước 1: Đóng hàng vào container

Doanh nghiệp tiến hành đóng hàng theo kế hoạch xuất khẩu.

Bước 2: Xác định trọng lượng VGM

Áp dụng một trong hai phương pháp được SOLAS cho phép.

Bước 3: Lập chứng từ VGM

Thông tin thường bao gồm:

• Số container.
• Số seal.
• Trọng lượng VGM.
• Tên shipper.
• Chữ ký xác nhận.

Bước 4: Gửi VGM cho Forwarder hoặc Hãng tàu

Thông tin được gửi qua:

• Email.
• Hệ thống điện tử.
• Website hãng tàu.
• Cổng dữ liệu EDI.

Bước 5: Hãng tàu xác nhận

Sau khi tiếp nhận dữ liệu, hãng tàu sẽ cập nhật vào hệ thống khai thác tàu.

Bước 6: Container được xếp tàu

Container đủ điều kiện mới được đưa vào kế hoạch xếp dỡ.

Thời Hạn Nộp VGM Cho Hãng Tàu

Mỗi hãng tàu sẽ quy định thời gian tiếp nhận VGM khác nhau.

Thông thường:

• Trước giờ CY Cut-off.
• Trước giờ Closing Time.
• Trước thời điểm lập sơ đồ xếp tàu.

Một số tuyến vận tải yêu cầu nộp VGM từ 12 – 48 giờ trước khi tàu khởi hành.

Nếu nộp trễ:

• Container có thể bị rớt tàu.
• Phát sinh phí lưu container.
• Phát sinh phí lưu bãi.
• Ảnh hưởng lịch giao hàng.

Do đó doanh nghiệp nên hoàn thành việc gửi VGM càng sớm càng tốt.

Điều Gì Xảy Ra Khi Không Khai Báo VGM?

Không ít doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu vẫn chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của VGM.

Khi không cung cấp VGM:

Container bị từ chối xếp tàu

Đây là hậu quả phổ biến nhất.

Trễ lịch xuất khẩu

Lô hàng phải chờ chuyến tàu tiếp theo.

Phát sinh chi phí

Bao gồm:

• Storage.
• Demurrage.
• Detention.
• Chi phí đổi booking.

Ảnh hưởng khách hàng

Việc giao hàng trễ có thể khiến doanh nghiệp mất uy tín với đối tác nước ngoài.

Những Lỗi Thường Gặp Khi Khai Báo VGM

Khai thiếu trọng lượng pallet

Nhiều doanh nghiệp chỉ tính trọng lượng hàng hóa mà quên trọng lượng pallet.

Không cộng vật liệu chèn lót

Đây là nguyên nhân phổ biến gây chênh lệch số liệu.

Sử dụng dữ liệu ước tính

Việc ước lượng thay vì cân thực tế có thể dẫn đến sai lệch lớn.

Gửi VGM quá muộn

Khiến hãng tàu không kịp cập nhật dữ liệu.

Sai số container

Nhập nhầm số container dẫn đến chứng từ không hợp lệ.

Kinh Nghiệm Khai Báo VGM Chính Xác

Để hạn chế rủi ro trong quá trình xuất khẩu, doanh nghiệp nên:

Chuẩn hóa quy trình đóng hàng

Lưu trữ đầy đủ dữ liệu trọng lượng từng mặt hàng.

Kiểm tra container rỗng

Xác nhận chính xác tare weight của container.

Chủ động gửi VGM sớm

Không nên chờ đến sát giờ cut-off.

Phối hợp với Forwarder

Forwarder có thể hỗ trợ kiểm tra chứng từ và nhắc lịch khai báo.

Sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu

Giúp hạn chế sai sót trong tính toán trọng lượng.

Vai Trò Của Đơn Vị Logistics Trong Việc Khai Báo VGM

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc phối hợp với đơn vị logistics chuyên nghiệp giúp giảm đáng kể các rủi ro liên quan đến VGM.

Các đơn vị logistics có thể hỗ trợ:

• Tư vấn quy định VGM.
• Kiểm tra chứng từ.
• Theo dõi thời hạn cut-off.
• Kết nối hãng tàu.
• Hỗ trợ xử lý phát sinh.

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu hoặc chưa có bộ phận logistics chuyên trách.

Câu Hỏi Thường Gặp Về VGM

VGM là viết tắt của từ gì?

VGM là viết tắt của Verified Gross Mass, nghĩa là tổng trọng lượng đã được xác minh của container.

Có bắt buộc khai báo VGM không?

Có. Đây là yêu cầu bắt buộc theo Công ước SOLAS đối với hàng container xuất khẩu.

Không có VGM container có được lên tàu không?

Không. Hãng tàu có quyền từ chối xếp container lên tàu nếu không có VGM hợp lệ.

Ai chịu trách nhiệm về VGM?

Chủ hàng (Shipper) là đơn vị chịu trách nhiệm cuối cùng đối với thông tin VGM.

VGM và Gross Weight khác nhau như thế nào?

Gross Weight thường là trọng lượng hàng hóa. VGM là tổng trọng lượng container đã đóng hàng, bao gồm cả vỏ container và các vật liệu liên quan.

Kết Luận

Hiểu rõ VGM là gì và thực hiện khai báo VGM đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa bằng container. Việc xác định chính xác trọng lượng container không chỉ giúp đáp ứng yêu cầu của Công ước SOLAS mà còn góp phần đảm bảo an toàn hàng hải, hạn chế rủi ro phát sinh và tránh các chi phí không cần thiết.

A&A Logistics cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, khai báo hải quan, vận chuyển FCL/LCL và tư vấn giải pháp logistics trọn gói cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Liên hệ ngay với A&A Logistics để được hỗ trợ tối ưu quy trình vận chuyển và xử lý chứng từ xuất khẩu hiệu quả.