Trong quá trình xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có thể gặp tình huống tờ khai được phân vào diện kiểm tra thực tế hàng hóa, thường được gọi trong nghiệp vụ là kiểm hóa. Đây là bước khiến nhiều doanh nghiệp lo ngại vì có thể phát sinh thời gian, nhân công, chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận nếu hồ sơ hoặc hàng hóa có sai lệch.
Vậy kiểm hóa là gì, những trường hợp nào có thể phải kiểm tra thực tế hàng hóa, quy trình kiểm hóa diễn ra như thế nào và doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để hạn chế phát sinh?
Kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa là cách gọi phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu đối với việc cơ quan Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa để đối chiếu với nội dung khai báo và hồ sơ hải quan của lô hàng.
Nội dung kiểm tra có thể liên quan đến tên hàng, mã số HS, số lượng, trọng lượng, chủng loại, xuất xứ, nhãn hàng hóa hoặc những đặc điểm khác tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng lô hàng.
Nói đơn giản, nếu khai báo hải quan là thông tin doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan Hải quan thì kiểm hóa là bước đối chiếu giữa “hàng thực tế” và “hàng đã khai”.
Việc kiểm tra thực tế hàng hóa có thể được thực hiện bằng công chức Hải quan trực tiếp kiểm tra hoặc thông qua máy móc, thiết bị kỹ thuật và các biện pháp nghiệp vụ khác theo quy định. Mức độ kiểm tra có thể từ một phần đến toàn bộ lô hàng tùy trường hợp.
Cần lưu ý rằng bị kiểm hóa không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vi phạm. Kiểm tra hải quan được thực hiện trên cơ sở quản lý rủi ro và các thông tin liên quan đến lô hàng, người khai hải quan và hoạt động xuất nhập khẩu.
Kiểm hóa nhằm mục đích gì?
Mục tiêu của kiểm hóa là giúp cơ quan Hải quan xác định tính phù hợp giữa hàng hóa thực tế với thông tin khai báo, đồng thời phục vụ công tác quản lý nhà nước về hải quan.
Tùy từng trường hợp, việc kiểm tra có thể tập trung vào:
- Tên và chủng loại hàng hóa.
- Mã số HS.
- Số lượng, trọng lượng.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Nhãn hàng hóa, nhãn hiệu.
- Tình trạng và đặc điểm thực tế của hàng.
- Các điều kiện quản lý chuyên ngành nếu có.
- Sự phù hợp giữa hàng hóa thực tế với hồ sơ hải quan.
Đối với những trường hợp cơ quan Hải quan không thể xác định chính xác một số đặc tính của hàng hóa bằng thiết bị hoặc phương tiện hiện có, pháp luật còn có cơ chế lấy mẫu, yêu cầu cung cấp tài liệu kỹ thuật hoặc thực hiện giám định tùy trường hợp.
Những trường hợp nào có thể bị kiểm hóa?
Không phải mọi lô hàng đều bị kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra được thực hiện theo cơ chế quản lý rủi ro và quyết định kiểm tra của cơ quan Hải quan.
Một số tình huống có thể dẫn đến việc lô hàng được đưa vào diện kiểm tra thực tế gồm:
Tờ khai được phân vào luồng phải kiểm tra thực tế
Trong quy trình thông quan điện tử, kết quả phân luồng là một căn cứ quan trọng để xác định mức độ kiểm tra đối với tờ khai.
Với những tờ khai thuộc diện phải kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước liên quan trước khi hàng được thông quan.
Tuy nhiên, không nên hiểu đơn giản rằng “luồng đỏ = chắc chắn kiểm tra 100% toàn bộ hàng”. Mức độ và phương thức kiểm tra thực tế được xác định theo quy định và tình hình cụ thể của lô hàng.
Có dấu hiệu cần kiểm tra thông tin khai báo
Nếu thông tin trên tờ khai và hồ sơ có điểm cần làm rõ, cơ quan Hải quan có thể thực hiện các biện pháp kiểm tra theo thẩm quyền.
Ví dụ, doanh nghiệp khai báo tên hàng, mã HS hoặc các thông tin liên quan không phù hợp với đặc điểm thực tế của sản phẩm thì việc kiểm tra có thể tập trung vào những nội dung này.
Hàng hóa thuộc nhóm cần quản lý, kiểm tra
Một số mặt hàng chịu sự quản lý chuyên ngành hoặc có yêu cầu kiểm tra nhất định có thể cần được kiểm tra, đối chiếu trong quá trình làm thủ tục.
Doanh nghiệp vì vậy nên xác định chính sách mặt hàng ngay từ bước chuẩn bị hồ sơ thay vì chờ đến khi hàng về cảng mới kiểm tra.
Có thông tin liên quan đến rủi ro của lô hàng
Thông tin về doanh nghiệp, lịch sử tuân thủ, loại hàng, tuyến vận chuyển và các dữ liệu quản lý rủi ro có thể được sử dụng trong quá trình xác định mức độ kiểm tra.
Do đó, việc một lô hàng bị kiểm hóa không nhất thiết xuất phát từ một lỗi cụ thể trong bộ chứng từ của chính lô hàng đó.
Các hình thức kiểm tra thực tế hàng hóa
Tùy trường hợp, kiểm tra thực tế hàng hóa có thể được thực hiện bằng nhiều phương thức.
Kiểm tra bằng máy soi
Hàng hóa, đặc biệt là container, có thể được đưa qua hệ thống máy soi để cơ quan Hải quan kiểm tra hình ảnh bên trong mà không nhất thiết phải mở toàn bộ container.
Máy soi giúp hỗ trợ nhận diện những dấu hiệu bất thường về cấu trúc, cách sắp xếp hoặc hàng hóa bên trong container.
Nếu hình ảnh soi chiếu cho thấy cần kiểm tra thêm, lô hàng có thể tiếp tục được kiểm tra thực tế theo yêu cầu nghiệp vụ.
Kiểm tra thực tế một phần
Cơ quan Hải quan có thể kiểm tra một phần lô hàng theo mức độ được xác định.
Khi đó, doanh nghiệp hoặc đơn vị thực hiện dịch vụ logistics cần phối hợp đưa hàng đến vị trí kiểm tra, bố trí nhân lực bốc dỡ nếu cần và hỗ trợ việc xác định đúng kiện hàng được kiểm tra.
Kiểm tra thực tế toàn bộ
Đây là trường hợp phạm vi kiểm tra rộng hơn, có thể yêu cầu mở container, tháo dỡ hàng và kiểm tra thực tế theo yêu cầu của công chức Hải quan.
Với container nguyên, việc kiểm tra toàn bộ có thể mất nhiều thời gian hơn so với kiểm tra một phần, đặc biệt khi hàng được đóng xen kẽ nhiều mã sản phẩm.
Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị phương án nhân công, phương tiện và thời gian dự phòng để tránh ảnh hưởng lịch giao nhận.
Quy trình kiểm hóa hàng nhập khẩu diễn ra như thế nào?
Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy loại hình, địa điểm và tình trạng của từng lô hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể hình dung theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tờ khai được xác định phải kiểm tra thực tế
Sau khi khai tờ khai hải quan, hệ thống xử lý dữ liệu và cơ quan Hải quan xác định mức độ kiểm tra theo quy định.
Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra thực tế, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng đến địa điểm kiểm tra.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và hàng hóa
Doanh nghiệp cần rà soát các chứng từ liên quan như:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Hợp đồng.
- B/L hoặc chứng từ vận tải.
- C/O nếu có.
- Tài liệu kỹ thuật của hàng hóa nếu cần.
- Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành nếu thuộc trường hợp phải có.
Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo hàng hóa sẵn sàng để kiểm tra.
Bước 3: Đưa hàng đến khu vực kiểm tra
Đối với container, đơn vị logistics có thể phải phối hợp điều xe, hạ container hoặc đưa container đến địa điểm kiểm tra thực tế theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan.
Đây là khâu doanh nghiệp cần tính toán kỹ về thời gian vì còn liên quan đến lịch làm việc của cảng, ICD, kho, depot và phương tiện vận chuyển.
Bước 4: Hải quan kiểm tra thực tế
Công chức Hải quan tiến hành kiểm tra theo phạm vi và nội dung được xác định.
Các thông tin thực tế có thể được đối chiếu với tờ khai và hồ sơ như tên hàng, số lượng, chủng loại, mã số, trọng lượng, xuất xứ hoặc các đặc điểm liên quan.
Nếu cần xác định những nội dung mà phương tiện kiểm tra thông thường không đủ cơ sở kết luận, cơ quan Hải quan có thể thực hiện các biện pháp chuyên môn theo quy định.
Bước 5: Xử lý kết quả kiểm tra
Nếu hàng hóa phù hợp với khai báo và đáp ứng các điều kiện thông quan, doanh nghiệp tiếp tục hoàn tất thủ tục.
Nếu phát hiện sai lệch, cách xử lý phụ thuộc vào nội dung và mức độ sai lệch. Doanh nghiệp có thể phải khai bổ sung, giải trình, thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc xử lý vi phạm theo quy định nếu có.
Khi kiểm hóa, Hải quan thường kiểm tra những gì?
Một trong những câu hỏi doanh nghiệp quan tâm nhất là kiểm hóa sẽ kiểm tra những nội dung nào.
Không có một checklist cố định áp dụng giống nhau cho mọi lô hàng. Nội dung kiểm tra phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa, hồ sơ và yêu cầu quản lý.
Một số nội dung thường được đối chiếu gồm:
Tên hàng: Hàng thực tế có đúng với mô tả trên tờ khai hay không.
Mã HS: Đặc tính thực tế của hàng có phù hợp với mã HS đã khai hay không.
Số lượng: Số lượng thực tế có phù hợp với chứng từ và tờ khai.
Trọng lượng: Đối chiếu gross weight, net weight hoặc trọng lượng thực tế trong phạm vi kiểm tra.
Chủng loại: Kiểm tra sự phù hợp giữa các model, mã sản phẩm, quy cách và hàng thực tế.
Xuất xứ: Trong trường hợp cần kiểm tra, cơ quan Hải quan có thể đối chiếu xuất xứ thực tế với khai báo và chứng từ liên quan.
Nhãn hàng hóa: Đặc biệt đối với hàng nhập khẩu thuộc diện phải tuân thủ quy định về nhãn.
Các nội dung kiểm tra thực tế có thể được xác định dựa trên hồ sơ hải quan, thông tin liên quan và đặc điểm của hàng hóa.
Bị kiểm hóa có mất phí không?
Kiểm hóa không nên được hiểu là một khoản “phí kiểm hóa” cố định mà doanh nghiệp phải trả cho cơ quan Hải quan.
Tuy nhiên, quá trình kiểm tra thực tế có thể làm phát sinh các chi phí dịch vụ và chi phí logistics tùy địa điểm và phương thức kiểm tra.
Chẳng hạn:
- Phí nâng/hạ container.
- Phí di chuyển container đến khu vực kiểm tra.
- Chi phí mở container, đóng container.
- Chi phí bốc dỡ, đóng gói lại hàng hóa.
- Chi phí nhân công.
- Chi phí lưu container hoặc lưu bãi nếu thời gian xử lý kéo dài.
- Chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch vận tải.
Các khoản này không phải lúc nào cũng phát sinh và mức phí phụ thuộc vào cảng, ICD, depot, kho hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.
Với doanh nghiệp XNK, đây là lý do nên tính time & cost impact của kiểm hóa vào kế hoạch thông quan, đặc biệt với hàng có lịch giao gấp.
Doanh nghiệp cần làm gì khi bị kiểm hóa?
Khi nhận thông tin lô hàng phải kiểm tra thực tế, doanh nghiệp nên ưu tiên việc kiểm tra lại hồ sơ và chuẩn bị hàng hóa thay vì chờ đến thời điểm kiểm tra mới xử lý.
Trước tiên, rà soát lại các thông tin quan trọng trên tờ khai:
- Tên hàng.
- HS Code.
- Số lượng.
- Đơn vị tính.
- Trọng lượng.
- Xuất xứ.
- Trị giá.
- Invoice và Packing List.
Sau đó kiểm tra tình trạng đóng hàng. Nếu container chứa nhiều mã hàng, doanh nghiệp nên có sơ đồ đóng hàng hoặc thông tin vị trí từng mã hàng để việc kiểm tra diễn ra thuận lợi hơn.
Đồng thời, nên bố trí người phụ trách hoặc đại lý hải quan nắm rõ lô hàng để phối hợp giải trình khi công chức Hải quan yêu cầu làm rõ.
Nếu hàng thực tế khác với tờ khai thì xử lý thế nào?
Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Nếu kiểm hóa phát hiện sự khác biệt giữa hàng thực tế và nội dung khai báo, không nên tự ý xử lý hoặc sửa chứng từ để “khớp” với hàng hóa.
Doanh nghiệp cần xác định chính xác:
- Nội dung nào bị sai.
- Sai do khai báo hay do chứng từ thương mại.
- Sai số lượng, tên hàng, mã HS hay đặc tính hàng hóa.
- Sai lệch có ảnh hưởng đến chính sách quản lý hoặc số thuế phải nộp hay không.
- Có đủ căn cứ để khai bổ sung hay phải thực hiện thủ tục xử lý khác.
Trường hợp khai bổ sung liên quan đến hàng hóa đang nằm trong địa bàn giám sát hải quan, cơ quan Hải quan có thể thực hiện kiểm tra thực tế để xử lý nội dung khai bổ sung theo quy định.
Nếu sai lệch dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế hoặc phát sinh hành vi vi phạm, doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo kết quả xử lý của cơ quan có thẩm quyền.
Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi kiểm hóa?
Không có cách nào đảm bảo một lô hàng chắc chắn không bị kiểm tra thực tế, bởi việc kiểm tra còn phụ thuộc vào cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan Hải quan.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro phát sinh do khai báo không chính xác bằng cách kiểm soát tốt ngay từ đầu.
Kiểm tra kỹ HS Code
HS Code ảnh hưởng đến thuế suất, chính sách mặt hàng và nhiều nội dung quản lý khác. Doanh nghiệp nên xác định mã HS dựa trên đặc tính thực tế và hồ sơ kỹ thuật của sản phẩm.
Mô tả hàng hóa rõ ràng
Tên hàng trên tờ khai cần phản ánh đúng bản chất sản phẩm, tránh mô tả quá chung chung khiến cơ quan Hải quan phải yêu cầu giải trình thêm.
Đảm bảo chứng từ thống nhất
Invoice, Packing List, B/L, tờ khai và các chứng từ liên quan nên được kiểm tra chéo trước khi khai báo.
Kiểm soát số lượng và trọng lượng
Đặc biệt với hàng container nhiều chủng loại, doanh nghiệp nên có packing list chi tiết và thông tin đóng hàng rõ ràng.
Lưu hồ sơ kỹ thuật
Với máy móc, thiết bị, linh kiện hoặc hàng có cấu tạo phức tạp, catalogue, datasheet, hình ảnh và tài liệu kỹ thuật có thể hỗ trợ việc xác định tên hàng, đặc tính và mã HS.
Kiểm hóa có phải là điều doanh nghiệp nên lo lắng?
Kiểm hóa là một phần của hoạt động kiểm tra, giám sát hải quan và không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có sai phạm.
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đúng, khai báo chính xác và có khả năng giải trình nguồn gốc, đặc tính hàng hóa khi cần.
Với những doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu, việc xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ trước thông quan sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ phát sinh sai lệch giữa hồ sơ và hàng thực tế.
Đặc biệt, các nội dung như HS Code, tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ và chính sách mặt hàng nên được kiểm tra ngay từ trước khi mở tờ khai.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về kiểm hóa
Kiểm hóa là gì?
Kiểm hóa là cách gọi phổ biến của việc cơ quan Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu hàng thực tế với nội dung khai báo và hồ sơ hải quan.
Luồng đỏ có phải kiểm hóa không?
Tờ khai thuộc diện phải kiểm tra thực tế sẽ phải thực hiện kiểm tra theo mức độ và phương thức được xác định. Không nên mặc định mọi trường hợp đều kiểm tra 100% toàn bộ lô hàng.
Kiểm hóa có phải do doanh nghiệp vi phạm không?
Không. Việc kiểm tra thực tế có thể được thực hiện theo cơ chế quản lý rủi ro và các thông tin liên quan đến lô hàng. Bị kiểm hóa không tự động đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vi phạm.
Kiểm hóa mất bao lâu?
Không có một thời gian cố định cho mọi lô hàng. Thời gian phụ thuộc vào loại hàng, mức độ kiểm tra, địa điểm, tình trạng hồ sơ, khả năng bố trí nhân công và việc có phát sinh vấn đề cần giải trình hay không.
Nếu kiểm hóa phát hiện hàng sai khai báo thì sao?
Doanh nghiệp cần xác định nội dung sai lệch và thực hiện thủ tục khai bổ sung, giải trình hoặc xử lý vi phạm theo quy định tương ứng. Không nên tự ý thay đổi hàng hóa hoặc chứng từ để che giấu sai lệch.
Kết luận
Hiểu đúng kiểm hóa là gì giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu. Về bản chất, đây là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa để đối chiếu với thông tin khai báo và phục vụ quản lý hải quan.
Để hạn chế thời gian và chi phí phát sinh, doanh nghiệp nên kiểm soát ngay từ đầu các yếu tố quan trọng như HS Code, tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, chứng từ thương mại và đặc điểm thực tế của hàng hóa.
Đối với các lô hàng có nhiều chủng loại, hàng nhập khẩu cần kiểm tra chuyên ngành hoặc hàng có yêu cầu cao về hồ sơ kỹ thuật, việc chuẩn bị trước phương án kiểm hóa và phối hợp giữa doanh nghiệp – đơn vị logistics – đại lý hải quan – cảng/ICD sẽ giúp quá trình thông quan chủ động hơn.