Từ ngày 25/09/2026, doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS cần thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu người sử dụng theo kế hoạch của Cục Hải quan. Đây là bước quan trọng để kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp, người đại diện/người khai hải quan, email và chữ ký số đang được liên kết với tài khoản.
Vậy xác thực tài khoản khai báo hải quan VNACCS thực hiện ở đâu? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì và thao tác như thế nào? Bài viết dưới đây của A&A Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện.
1. Xác thực tài khoản khai báo hải quan VNACCS là gì?
Xác thực tài khoản khai báo hải quan VNACCS là quá trình doanh nghiệp rà soát, cập nhật và xác thực lại thông tin người sử dụng đã đăng ký trên hệ thống Hải quan.
Theo Công văn 21692/CHQ-CNTT ngày 15/09/2026, từ ngày 25/09/2026, doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản trên Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNACCS thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng.
Có thể hiểu quy trình này gồm các nội dung chính:
Rà soát thông tin → cập nhật thông tin cần thiết → xác thực email bằng OTP → tích hợp chữ ký số → gửi yêu cầu cập nhật → chờ phê duyệt.
Việc xác thực giúp dữ liệu tài khoản trên hệ thống được cập nhật phù hợp với thông tin hiện tại của doanh nghiệp và người sử dụng.
Xác thực tài khoản VNACCS được thực hiện ở đâu?
Doanh nghiệp truy cập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng của Hải quan tại:
https://dksd.customs.gov.vn/client/external
Sau đó đăng nhập bằng tài khoản VNACCS để thực hiện rà soát và cập nhật thông tin.
2. Vì sao doanh nghiệp cần xác thực tài khoản VNACCS?
Trong quá trình hoạt động, thông tin của doanh nghiệp và nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu có thể thay đổi. Chẳng hạn, nhân viên khai báo hải quan nghỉ việc, người đại diện doanh nghiệp thay đổi, email cũ không còn sử dụng hoặc chữ ký số đã được thay mới.
Nếu dữ liệu trên hệ thống không được cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi thực hiện các bước xác thực hoặc quản lý tài khoản.
Một số thông tin cần đặc biệt kiểm tra gồm:
- Thông tin doanh nghiệp.
- Thông tin người đại diện.
- Thông tin người khai hải quan.
- Địa chỉ email đăng ký.
- Chữ ký số.
- Trạng thái tài khoản người sử dụng.
Theo hướng dẫn được công bố, việc rà soát và làm sạch dữ liệu bắt đầu từ 25/09/2026. Công văn 21692/CHQ-CNTT hiện được các nguồn hướng dẫn dẫn lại là căn cứ triển khai quy trình này.
3. Có những loại tài khoản nào cần xác thực?
Trong hệ thống, doanh nghiệp cần phân biệt tài khoản quản trị người khai hải quan và tài khoản người sử dụng là người khai hải quan.
| Tiêu chí | Tài khoản quản trị | Tài khoản người sử dụng |
|---|---|---|
| Chức năng | CW_NKHQ_QLTKQT | CW_NKHQ_QL |
| Đối tượng | Tài khoản quản trị của doanh nghiệp | Người khai hải quan |
| Xác thực bằng CAPTCHA + OTP | Xác thực bằng CAPTCHA + OTP | |
| Chữ ký số | USB Token, SIM ký số hoặc SmartCA | USB Token, SIM ký số hoặc SmartCA |
| Gửi cập nhật | Gửi cập nhật và chờ phê duyệt | Gửi cập nhật, ký số và chờ phê duyệt |
| Điều kiện | Đăng nhập bằng tài khoản VNACCS | Tài khoản ở trạng thái Kích hoạt |
Quy trình hướng dẫn hiện được công bố gồm khoảng 10 bước đối với tài khoản quản trị và 4 bước đối với tài khoản người sử dụng.
4. Cần chuẩn bị gì trước khi xác thực tài khoản VNACCS?
Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin để tránh phải dừng giữa chừng.
Tài khoản VNACCS
Cần có:
- Tên đăng nhập.
- Mật khẩu.
- Thông tin tài khoản đang sử dụng.
Nên kiểm tra lại quyền truy cập trước khi thực hiện cập nhật.
Thông tin doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần đối chiếu các thông tin hiển thị trên hệ thống với hồ sơ hiện tại, đặc biệt là thông tin định danh doanh nghiệp và tên doanh nghiệp.
Thông tin người đại diện hoặc người khai hải quan
Tùy loại tài khoản, hệ thống có thể yêu cầu thông tin như:
- Số định danh cá nhân.
- Họ và tên.
- Ngày sinh.
Thông tin nên được nhập chính xác theo giấy tờ định danh hiện hành.
Email đang sử dụng
Đây là thông tin cần kiểm tra kỹ vì hệ thống sử dụng email để gửi mã OTP xác thực.
Nếu email cũ thuộc về nhân viên đã nghỉ việc hoặc doanh nghiệp không còn quyền truy cập, cần cập nhật lại email trước khi xác thực.
Chữ ký số
Theo hướng dẫn hiện tại, doanh nghiệp có thể tích hợp một trong các loại chữ ký số gồm:
- USB Token.
- SIM ký số.
- SmartCA.
Đối với USB Token, cần cắm thiết bị và bảo đảm phần mềm quản lý chữ ký số hoạt động bình thường.
5. Hướng dẫn xác thực tài khoản khai báo hải quan VNACCS
Bước 1: Truy cập hệ thống
Mở trình duyệt và truy cập:
https://dksd.customs.gov.vn/client/external
Đây là địa chỉ Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng dành cho doanh nghiệp.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản VNACCS
Chọn chức năng Đăng nhập, sau đó nhập:
- Tên đăng nhập.
- Mật khẩu.
- Thông tin xác minh bảo mật/CAPTCHA nếu hệ thống yêu cầu.
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp thực hiện các bước quản lý tài khoản.
Bước 3: Mở chức năng quản lý tài khoản
Đối với tài khoản quản trị, doanh nghiệp tìm chức năng:
CW_NKHQ_QLTKQT
Đây là khu vực dùng để kiểm tra và cập nhật thông tin tài khoản quản trị người khai hải quan.
Bước 4: Rà soát thông tin
Kiểm tra toàn bộ thông tin đang được hệ thống lưu trữ.
Đặc biệt chú ý:
- Thông tin doanh nghiệp.
- Thông tin người đại diện.
- Thông tin định danh.
- Email.
- Thông tin chữ ký số.
Nếu thông tin chính xác, tiếp tục bước xác thực. Nếu có sai lệch, thực hiện chỉnh sửa tại các trường được phép cập nhật.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Chọn chức năng Sửa thông tin và cập nhật những nội dung cần thay đổi.
Không phải tất cả trường thông tin đều có thể chỉnh sửa trực tiếp. Một số trường có thể bị hệ thống khóa; trong trường hợp này, doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan thay vì tự thay đổi.
Bước 6: Xác thực thông tin
Sau khi kiểm tra và cập nhật, chọn chức năng Xác thực thông tin.
Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ xác nhận. Chọn Có để tiếp tục.
Bước 7: Xác thực email bằng CAPTCHA và OTP
Doanh nghiệp nhập mã CAPTCHA theo yêu cầu.
Sau đó hệ thống gửi mã OTP đến email đã đăng ký.
Mở email, lấy mã OTP và nhập vào hệ thống để hoàn tất bước xác thực email.
Nếu không nhận được OTP, nên kiểm tra lại:
- Địa chỉ email.
- Thư mục Spam/Junk.
- Kết nối Internet.
- Thời gian hiệu lực của mã OTP.
Bước 8: Tích hợp chữ ký số
Tiếp theo, doanh nghiệp thực hiện tích hợp chữ ký số.
Hệ thống hiện hỗ trợ các phương thức như USB Token, SIM ký số và SmartCA.
Trường hợp sử dụng USB Token
Cắm USB Token vào máy tính và mở phần mềm quản lý chữ ký số.
Sau đó chọn chức năng tích hợp chữ ký số, lựa chọn chứng thư tương ứng và lưu thông tin.
Trường hợp sử dụng SIM ký số
Lựa chọn nhà cung cấp, nhập số điện thoại đã đăng ký và thực hiện tích hợp chữ ký số theo hướng dẫn trên hệ thống.
Trường hợp sử dụng SmartCA
Chọn nhà cung cấp tương ứng và nhập thông tin đăng nhập theo yêu cầu để tích hợp.
Doanh nghiệp nên kiểm tra thời hạn của chứng thư số trước khi thực hiện. Nếu chữ ký số sắp hết hạn, việc gia hạn trước có thể giúp hạn chế phải cập nhật lại thông tin trong thời gian ngắn.
Bước 9: Gửi cập nhật tài khoản quản trị
Sau khi hoàn tất việc xác thực và tích hợp chữ ký số, doanh nghiệp chọn Gửi cập nhật và xác nhận.
Yêu cầu sẽ được chuyển sang trạng thái chờ xử lý/phê duyệt theo quy trình của hệ thống.
6. Xác thực tài khoản người sử dụng là người khai hải quan
Đối với tài khoản người sử dụng, doanh nghiệp thực hiện tại chức năng:
CW_NKHQ_QL
Theo hướng dẫn, tài khoản người sử dụng cần đang ở trạng thái Kích hoạt mới thực hiện cập nhật.
Quy trình cơ bản gồm:
Bước 1: Chọn chức năng CW_NKHQ_QL và lựa chọn tài khoản cần cập nhật.
Bước 2: Kiểm tra, cập nhật thông tin người khai hải quan; thực hiện xác thực thông tin và email bằng CAPTCHA/OTP.
Bước 3: Cập nhật chữ ký số nếu cần, sau đó gửi yêu cầu và thực hiện ký số xác nhận.
Bước 4: Yêu cầu chuyển sang trạng thái chờ phê duyệt. Tài khoản có quyền quản trị sẽ kiểm tra và thực hiện phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.
Điểm cần lưu ý là quy trình của tài khoản người sử dụng có thêm bước ký số khi gửi yêu cầu cập nhật, trong khi tài khoản quản trị thực hiện theo quy trình riêng của tài khoản quản trị.
7. Những lỗi thường gặp khi xác thực tài khoản VNACCS
Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp có thể gặp một số tình huống sau.
Không nhận được mã OTP
Nguyên nhân thường gặp là email đăng ký không chính xác hoặc email được chuyển vào Spam.
Cách xử lý: kiểm tra lại email, thư mục Spam/Junk và thực hiện gửi lại mã xác thực nếu hệ thống cho phép.
CAPTCHA không hợp lệ
CAPTCHA có thể đã hết hiệu lực hoặc nhập sai ký tự.
Cách xử lý: chọn làm mới CAPTCHA và nhập lại mã mới.
Không hiển thị chữ ký số USB Token
Có thể USB Token chưa được kết nối hoặc phần mềm quản lý chữ ký số chưa hoạt động.
Cách xử lý: kiểm tra USB Token, phần mềm quản lý và thực hiện lại chức năng tích hợp chữ ký số.
Không cập nhật được tài khoản người sử dụng
Một nguyên nhân cần kiểm tra là trạng thái tài khoản.
Theo hướng dẫn, tài khoản người sử dụng phải ở trạng thái Kích hoạt để thực hiện cập nhật.
Đã gửi yêu cầu nhưng thông tin chưa thay đổi
Việc này có thể xảy ra khi yêu cầu vẫn đang ở trạng thái chờ phê duyệt.
Doanh nghiệp nên tra cứu trạng thái yêu cầu thay vì thực hiện lại nhiều lần.
8. Một số lưu ý khi xác thực tài khoản khai báo hải quan
Để hạn chế lỗi trong quá trình cập nhật, doanh nghiệp nên kiểm tra dữ liệu trước khi bắt đầu.
Thứ nhất, kiểm tra email. Đây là thông tin quan trọng vì mã OTP được gửi về địa chỉ email đã đăng ký.
Thứ hai, kiểm tra người sử dụng. Nếu nhân viên phụ trách khai báo hải quan đã nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, doanh nghiệp nên rà soát lại các tài khoản người sử dụng liên quan.
Thứ ba, kiểm tra chữ ký số. Đảm bảo chứng thư số còn hiệu lực và thiết bị/phần mềm ký số hoạt động bình thường.
Thứ tư, không chia sẻ mã OTP. Mã OTP là thông tin xác thực, doanh nghiệp không nên cung cấp cho người không có thẩm quyền.
Thứ năm, lưu lại thông tin yêu cầu cập nhật. Sau khi gửi, nên kiểm tra trạng thái phê duyệt để biết dữ liệu đã được cập nhật hay chưa.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra tài khoản quản trị mà bỏ qua các tài khoản người sử dụng. Nếu công ty có nhiều nhân sự cùng thực hiện khai báo, nên rà soát toàn bộ tài khoản liên quan.
9. Câu hỏi thường gặp về xác thực tài khoản khai báo hải quan VNACCS
Xác thực tài khoản khai báo hải quan VNACCS ở đâu?
Doanh nghiệp thực hiện trên Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng của Hải quan tại dksd.customs.gov.vn/client/external.
Xác thực tài khoản VNACCS bắt đầu từ ngày nào?
Theo Công văn 21692/CHQ-CNTT ngày 15/09/2026, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu từ 25/09/2026.
Có những loại chữ ký số nào được sử dụng?
Theo hướng dẫn hiện tại, hệ thống hỗ trợ USB Token, SIM ký số và SmartCA.
Tài khoản quản trị và tài khoản người sử dụng có giống nhau không?
Không. Tài khoản quản trị và tài khoản người sử dụng có chức năng, thông tin quản lý và quy trình cập nhật khác nhau. Tài khoản quản trị sử dụng chức năng CW_NKHQ_QLTKQT, trong khi tài khoản người sử dụng được quản lý tại CW_NKHQ_QL.
Không nhận được OTP phải làm gì?
Trước tiên kiểm tra lại email đăng ký và thư mục Spam/Junk. Nếu email không chính xác, cần cập nhật lại thông tin rồi thực hiện xác thực lại.
Sau khi gửi yêu cầu có được cập nhật ngay không?
Không nhất thiết. Yêu cầu có thể chuyển sang trạng thái chờ phê duyệt. Doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái yêu cầu và thực hiện các bước tiếp theo theo quy trình của hệ thống.
10. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên chủ động rà soát tài khoản VNACCS
Tài khoản VNACCS gắn trực tiếp với hoạt động khai báo hải quan điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, việc rà soát thông tin không nên chỉ được thực hiện khi phát sinh lỗi.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân sự phụ trách XNK, khai báo hải quan, chứng từ và logistics, việc quản lý tài khoản cần được kiểm tra định kỳ để hạn chế tình trạng tài khoản gắn với nhân sự cũ, email không còn sử dụng hoặc chữ ký số đã thay đổi.
Từ 25/09/2026, doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản VNACCS cần thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu theo hướng dẫn của Cục Hải quan.
Nếu doanh nghiệp đang thực hiện XNK nhưng gặp khó khăn ở các khâu như khai báo hải quan, chuẩn bị chứng từ, kiểm tra HS Code, tính thuế, thông quan hoặc vận chuyển hàng hóa, việc phối hợp với đơn vị logistics có kinh nghiệm có thể giúp giảm áp lực cho bộ phận XNK nội bộ.
A&A Logistics cung cấp các giải pháp vận tải nội địa, freight forwarding, khai báo hải quan, kho bãi và phân phối, hỗ trợ doanh nghiệp kết nối các khâu trong quy trình xuất nhập khẩu.
Lưu ý: Các bước trên được tổng hợp theo hướng dẫn đang được công bố tại thời điểm tháng 09/2026. Khi thao tác thực tế, doanh nghiệp nên ưu tiên thông báo và hướng dẫn mới nhất từ Cục Hải quan hoặc Chi cục Hải quan quản lý trực tiếp nếu giao diện, quy trình hoặc yêu cầu xác thực có thay đổi.