Trong quá trình khai báo hải quan, mã loại hình là một trong những thông tin quan trọng nhưng cũng dễ bị khai nhầm. Chỉ một lựa chọn sai giữa A11, A12, A41, E31, E21, G11 hay các mã tương tự có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình, điều chỉnh hồ sơ, phát sinh thêm nghĩa vụ thuế hoặc ảnh hưởng đến quá trình quản lý hàng hóa sau thông quan.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều hoạt động như nhập nguyên vật liệu sản xuất, gia công cho thương nhân nước ngoài, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất hoặc nhập khẩu theo quyền nhập khẩu, việc chọn mã loại hình không nên dựa đơn thuần vào tên gọi của giao dịch.
Theo Quyết định 1357/QĐ-TCHQ ngày 18/05/2021, bảng mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu và hướng dẫn sử dụng được xây dựng để doanh nghiệp xác định đúng bản chất giao dịch khi khai báo. Cục Hải quan cũng tiếp tục yêu cầu doanh nghiệp đối chiếu bảng mã này với thực tế hoạt động thương mại để lựa chọn mã phù hợp.
Vậy sai sót khi chọn mã loại hình thường xuất phát từ đâu và doanh nghiệp cần xử lý thế nào khi phát hiện khai sai?
1. Mã loại hình xuất nhập khẩu là gì?
Mã loại hình xuất nhập khẩu là mã được sử dụng trên tờ khai hải quan nhằm thể hiện bản chất và mục đích của hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu.
Mỗi mã gắn với một trường hợp sử dụng cụ thể. Chẳng hạn, A11 được sử dụng cho nhập khẩu kinh doanh tiêu dùng; A12 dành cho nhập kinh doanh sản xuất; A41 áp dụng cho doanh nghiệp thực hiện quyền nhập khẩu; E31 liên quan đến nhập nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không nên chọn mã chỉ dựa vào tên hàng hoặc việc hàng hóa có được mua bán hay không. Cần xem xét đồng thời mục đích nhập khẩu, loại hình doanh nghiệp, nguồn hàng, quyền sở hữu, mục đích sử dụng và hồ sơ giao dịch.
Ví dụ, cùng là nguyên liệu nhập khẩu nhưng nếu doanh nghiệp nhập để sản xuất hàng bán trong nước thì có thể thuộc trường hợp A12; nếu nhập để sản xuất sản phẩm xuất khẩu và đáp ứng điều kiện tương ứng thì có thể sử dụng E31.
Do đó, hiểu đúng bản chất giao dịch là bước đầu tiên để hạn chế sai sót khi chọn mã loại hình.
2. Những sai sót khi chọn mã loại hình thường gặp
2.1. Nhầm A11 với A12
Đây là một trong những lỗi khá phổ biến ở doanh nghiệp mới thực hiện khai báo hải quan.
Theo Quyết định 1357/QĐ-TCHQ, A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng được sử dụng khi doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa để kinh doanh, tiêu dùng. Trong khi đó, A12 – Nhập kinh doanh sản xuất áp dụng khi doanh nghiệp Việt Nam nhập nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất trong nước hoặc một số trường hợp đầu tư theo quy định.
Sai sót thường xảy ra khi nhân viên chỉ nhìn vào việc hàng hóa “nhập về để kinh doanh” mà bỏ qua mục đích sử dụng thực tế.
Chẳng hạn, doanh nghiệp nhập nguyên liệu về nhà máy để sản xuất sản phẩm tiêu thụ trong nước thì cần xem xét bản chất giao dịch theo hướng A12, thay vì mặc định sử dụng A11.
2.2. Nhầm A11, A12 với A41
Đây là trường hợp đặc biệt cần lưu ý đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
A41 – Nhập kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện quyền nhập khẩu được sử dụng khi doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, bao gồm DNCX trong trường hợp phù hợp, hoặc doanh nghiệp nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện nhập khẩu theo quyền nhập khẩu để bán trực tiếp tại Việt Nam, không qua sản xuất.
Trong khi đó, A11 và A12 có phạm vi áp dụng khác.
Vì vậy, không nên hiểu đơn giản rằng “nhập hàng để bán = A11”. Trước khi khai báo, cần xác định tư cách của doanh nghiệp và quyền nhập khẩu cũng như mục đích thực tế của lô hàng.
2.3. Nhầm E31 với loại hình nhập nguyên liệu thông thường
E31 – Nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu được sử dụng cho trường hợp nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu và phải đáp ứng điều kiện theo quy định. Quyết định 1357/QĐ-TCHQ cũng nêu rõ trường hợp không đáp ứng điều kiện tương ứng thì khai theo loại hình A12.
Lỗi thường gặp là doanh nghiệp thấy nguyên liệu sau này sẽ được đưa vào sản phẩm xuất khẩu nên mặc định chọn E31.
Tuy nhiên, việc sản phẩm cuối cùng có xuất khẩu hay không chưa phải yếu tố duy nhất. Doanh nghiệp cần kiểm tra nguồn nguyên liệu, mục đích sản xuất và điều kiện áp dụng loại hình trước khi truyền tờ khai.
Nếu lựa chọn sai, vấn đề không chỉ nằm ở tờ khai nhập khẩu mà còn có thể kéo theo việc quản lý, theo dõi nguyên vật liệu và hồ sơ quyết toán hải quan về sau.
2.4. Nhầm E21 với E31
E21 và E31 đều liên quan đến nguyên liệu, vật tư nhưng bản chất giao dịch khác nhau.
E21 là nhập nguyên liệu, vật tư để gia công cho thương nhân nước ngoài, trong khi E31 là nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu.
Để phân biệt, doanh nghiệp cần quay lại câu hỏi quan trọng: Ai là người sở hữu nguyên liệu và bản chất hợp đồng là gia công hay sản xuất xuất khẩu?
Nếu doanh nghiệp nhận nguyên liệu để thực hiện gia công cho đối tác nước ngoài thì không thể chỉ dựa vào việc sản phẩm cuối cùng được xuất khẩu để chọn E31.
2.5. Nhầm G11, G12 và G13
Nhóm mã tạm nhập cũng dễ gây nhầm lẫn.
Theo bảng mã hiện hành, G11 là tạm nhập hàng kinh doanh tạm nhập tái xuất; G12 dùng cho tạm nhập máy móc, thiết bị phục vụ dự án có thời hạn; còn G13 là tạm nhập miễn thuế với nhiều trường hợp như hàng hóa phục vụ hội chợ, triển lãm, máy móc thiết bị thử nghiệm, hàng tạm nhập để bảo hành, sửa chữa, thay thế…
Do đó, không phải cứ hàng hóa “nhập vào rồi sẽ xuất ra” thì mặc nhiên dùng G11.
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích tạm nhập, thời gian sử dụng, hình thức kinh doanh và lý do tái xuất trước khi lựa chọn mã.
2.6. Chọn mã theo thói quen hoặc theo tờ khai cũ
Một sai sót khác tưởng đơn giản nhưng xảy ra khá thường xuyên là nhân viên lấy tờ khai trước đó làm mẫu và sử dụng lại mã loại hình mà không kiểm tra giao dịch hiện tại.
Trong khi đó, cùng một doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều loại hình khác nhau. Một lô hàng nhập nguyên liệu cho sản xuất trong nước, một lô nhập nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu và một lô nhập theo quyền nhập khẩu có thể phải sử dụng các mã khác nhau.
Vì vậy, không nên copy mã loại hình từ tờ khai cũ nếu chưa đối chiếu lại hồ sơ thực tế.
3. Vì sao sai sót khi chọn mã loại hình có thể gây rủi ro?
Mã loại hình không đơn thuần là một trường thông tin để hoàn thành tờ khai. Nó gắn với cách thức quản lý hàng hóa, chính sách thuế và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Khi khai sai, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ, giải trình với cơ quan Hải quan hoặc phát sinh thêm nghĩa vụ tài chính tùy trường hợp.
Đặc biệt, nếu việc lựa chọn sai làm doanh nghiệp được hưởng chính sách thuế không đúng hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ quản lý hàng hóa, rủi ro có thể kéo dài đến giai đoạn kiểm tra sau thông quan.
Cơ quan Hải quan cũng đã có nhiều văn bản hướng dẫn xử lý các trường hợp khai sai mã loại hình. Chẳng hạn, Công văn 2904/TCHQ-GSQL năm 2020 và Công văn 4602/TCHQ-GSQL năm 2020 đều đề cập đến trường hợp doanh nghiệp khai sai mã loại hình và các quy định liên quan đến việc khai bổ sung.
Vì vậy, khi phát hiện sai, doanh nghiệp không nên tự ý bỏ qua với suy nghĩ “mã loại hình không ảnh hưởng gì nếu thuế không thay đổi”.
4. Cách xử lý khi phát hiện khai sai mã loại hình
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định tờ khai đã thông quan hay chưa.
Nếu phát hiện sai trước khi thông quan, cần rà soát lại toàn bộ thông tin liên quan, xác định mã đúng và thực hiện nghiệp vụ sửa đổi theo quy trình phù hợp trên hệ thống khai hải quan. Đồng thời, các chỉ tiêu có liên quan cũng cần được kiểm tra lại để tránh việc sửa mã loại hình nhưng bỏ sót những thông tin phát sinh liên quan.
Nếu tờ khai đã thông quan, việc xử lý cần thận trọng hơn. Doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, chứng từ vận tải và các tài liệu chứng minh mục đích sử dụng hàng hóa để xác định nguyên nhân và mức độ sai lệch.
Đặc biệt, cần kiểm tra xem việc khai sai có làm thay đổi số thuế phải nộp, chính sách miễn/không chịu thuế hoặc nghĩa vụ quản lý hàng hóa hay không.
Một điểm quan trọng cần nhớ là theo quy định liên quan đến chỉ tiêu mã loại hình, doanh nghiệp không nên mặc định rằng mã đã khai có thể sửa bổ sung như mọi chỉ tiêu khác. Thực tế xử lý phụ thuộc vào tình trạng tờ khai, nội dung sai và trường hợp cụ thể. Vì vậy, với những lô hàng có giá trị lớn hoặc liên quan đến chính sách thuế, doanh nghiệp nên trao đổi với Chi cục Hải quan nơi thực hiện thủ tục để được hướng dẫn.
Cục Hải quan tại Công văn 9076/CHQ-GSQL năm 2025 cũng nhấn mạnh việc doanh nghiệp cần nghiên cứu bảng mã loại hình ban hành kèm Quyết định 1357/QĐ-TCHQ, đối chiếu với hoạt động thương mại thực tế; nếu còn vướng mắc thì cung cấp hồ sơ cho Chi cục Hải quan nơi dự kiến làm thủ tục để được hướng dẫn.
5. Làm thế nào để hạn chế sai sót khi chọn mã loại hình?
Cách hiệu quả nhất không phải là ghi nhớ toàn bộ bảng mã mà là xây dựng một quy trình kiểm tra trước khi khai báo.
Trước mỗi lô hàng, nhân viên XNK nên xác định lần lượt: hàng nhập/xuất để làm gì, ai là chủ sở hữu hàng hóa, nguồn hàng từ đâu, doanh nghiệp thuộc trường hợp nào và sau khi nhập/xuất hàng sẽ được sử dụng ra sao.
Sau đó mới đối chiếu với bảng mã và hướng dẫn sử dụng.
Với các mã thường xuyên sử dụng, doanh nghiệp có thể xây dựng một bảng tra cứu nội bộ gồm mã loại hình, tên loại hình, điều kiện áp dụng, chứng từ cần kiểm tra và những mã dễ nhầm. Cách này giúp nhân viên mới giảm phụ thuộc vào việc nhớ mã bằng kinh nghiệm cá nhân.
Đối với những lô hàng đặc thù như gia công, SXXK, DNCX, tạm nhập tái xuất hoặc thay đổi mục đích sử dụng, nên áp dụng quy trình double-check trước khi truyền tờ khai. Một người thực hiện khai báo và một người có kinh nghiệm rà soát lại sẽ giúp phát hiện những lỗi mà người trực tiếp xử lý dễ bỏ qua.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần cập nhật văn bản thường xuyên. Bảng mã hiện được áp dụng theo Quyết định 1357/QĐ-TCHQ và Cục Hải quan vẫn hướng dẫn doanh nghiệp đối chiếu bảng mã với thực tế hoạt động khi phát sinh vướng mắc.
6. Những câu hỏi thường gặp về sai sót khi chọn mã loại hình
Sai mã loại hình có phải lúc nào cũng bị phạt không?
Không thể kết luận mọi trường hợp khai sai mã loại hình đều có cùng một mức xử lý. Doanh nghiệp cần xem xét nội dung sai, thời điểm phát hiện, ảnh hưởng đến thuế và chính sách quản lý hàng hóa cũng như tình trạng tờ khai.
Có thể sửa mã loại hình sau khi thông quan không?
Việc xử lý sau thông quan phụ thuộc vào trường hợp cụ thể và quy định áp dụng. Doanh nghiệp không nên tự mặc định rằng có thể sửa mã như một chỉ tiêu khai báo thông thường. Cần rà soát hồ sơ và trao đổi với cơ quan Hải quan khi cần thiết.
Có thể chọn mã loại hình theo tờ khai cũ không?
Không nên. Tờ khai cũ chỉ có thể dùng để tham khảo. Mã loại hình phải được xác định dựa trên bản chất của giao dịch hiện tại.
Làm thế nào để chọn đúng mã loại hình?
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ mục đích xuất nhập khẩu, quyền sở hữu hàng hóa, loại hình doanh nghiệp, nguồn hàng và mục đích sử dụng thực tế. Sau đó đối chiếu với bảng mã và hướng dẫn sử dụng hiện hành.
Kết luận
Sai sót khi chọn mã loại hình là vấn đề mà doanh nghiệp XNK không nên xem nhẹ. Một mã được lựa chọn không phù hợp có thể kéo theo nhiều vấn đề trong quá trình thông quan, quản lý thuế và kiểm tra sau thông quan.
Thay vì chỉ ghi nhớ các mã A11, A12, A41, E21, E31, G11… nhân viên XNK cần hiểu bản chất của từng giao dịch. Đây mới là nền tảng để lựa chọn mã chính xác.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhiều loại hình xuất nhập khẩu, việc xây dựng quy trình kiểm tra chứng từ, cập nhật bảng mã và kiểm tra chéo trước khi truyền tờ khai sẽ giúp hạn chế đáng kể rủi ro.
Trong trường hợp giao dịch có tính chất đặc thù hoặc chưa xác định rõ mã loại hình, doanh nghiệp nên chủ động tham khảo hướng dẫn hiện hành và làm việc với cơ quan Hải quan có thẩm quyền thay vì lựa chọn mã theo kinh nghiệm hoặc tờ khai cũ. Cục Hải quan cũng khuyến nghị doanh nghiệp đối chiếu bảng mã với hoạt động thương mại thực tế và cung cấp hồ sơ cho Chi cục Hải quan khi cần được hướng dẫn.