Cước vận tải đường hàng không là một trong những khoản chi phí quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn vận chuyển hàng hóa bằng máy bay. So với đường biển, vận tải hàng không có ưu điểm về tốc độ nhưng chi phí thường cao hơn, đặc biệt với những lô hàng có kích thước lớn hoặc yêu cầu vận chuyển đặc biệt.
Điểm khiến nhiều doanh nghiệp dễ tính sai cước hàng Air là không thể chỉ dựa vào số kg thực tế của hàng hóa. Hãng hàng không hoặc forwarder thường căn cứ vào Chargeable Weight – trọng lượng tính cước, được xác định dựa trên việc so sánh trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích.
Vậy cước vận tải đường hàng không được tính như thế nào? Chargeable Weight là gì? Ngoài tiền cước vận chuyển, doanh nghiệp còn phải trả những khoản phí nào? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây cùng A&A Logisitcs.
1. Cước vận tải đường hàng không là gì?
Cước vận tải đường hàng không (Air Freight) là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không từ sân bay đi đến sân bay đích hoặc theo phạm vi dịch vụ được thỏa thuận với hãng hàng không, forwarder.
Cước hàng Air thường được tính dựa trên trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) và đơn giá cước theo từng mức trọng lượng.
Có thể hiểu đơn giản:
Cước vận chuyển = Chargeable Weight × Đơn giá cước/kg
Tuy nhiên, đây mới là phần cước vận chuyển chính. Tổng chi phí thực tế của một lô hàng có thể còn bao gồm phụ phí nhiên liệu, phí soi chiếu, phí AWB, phí handling, trucking, lưu kho và một số khoản phí khác tùy tuyến đường, hãng bay, sân bay và điều kiện vận chuyển.
Do đó, khi nhận một báo giá hàng Air, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào mức USD/kg mà cần kiểm tra mức cước áp dụng và toàn bộ các khoản phụ phí.
2. Những yếu tố ảnh hưởng đến cước vận tải đường hàng không
Cước hàng không không có một mức giá cố định cho mọi lô hàng. Chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố.
Trọng lượng và kích thước hàng hóa
Đây là yếu tố quan trọng nhất. Hàng Air thường được tính dựa trên Chargeable Weight, tức trọng lượng lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích.
Một lô hàng nhẹ nhưng cồng kềnh có thể bị tính cước theo trọng lượng thể tích thay vì số kg cân thực tế.
Tuyến đường vận chuyển
Cước vận tải đường hàng không phụ thuộc vào điểm đi, điểm đến, đường bay, khả năng kết nối chuyến bay và hãng hàng không khai thác.
Các tuyến quốc tế có tần suất chuyến bay cao thường có nhiều lựa chọn về lịch bay và mức giá hơn so với những tuyến ít chuyến hoặc phải nối chuyến.
Loại hàng hóa
Hàng thông thường thường có cách tính đơn giản hơn. Trong khi đó, hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm soát nhiệt độ, hàng giá trị cao hoặc hàng có yêu cầu xử lý đặc biệt có thể phát sinh thêm điều kiện và chi phí.
Thời gian vận chuyển
Nếu doanh nghiệp cần hàng đi gấp, có thể phải lựa chọn dịch vụ hoặc chuyến bay có mức giá cao hơn. Vì vậy, khi yêu cầu báo giá nên cung cấp rõ thời gian dự kiến giao hàng để forwarder tư vấn phương án phù hợp.
3. Chargeable Weight là gì?
Chargeable Weight hay trọng lượng tính cước là trọng lượng cuối cùng được sử dụng để tính cước vận chuyển hàng Air.
Để xác định Chargeable Weight, cần tính hai đại lượng:
- Gross Weight (GW): trọng lượng thực tế của hàng hóa, bao gồm cả bao bì.
- Volume Weight/Volumetric Weight (VW): trọng lượng quy đổi từ thể tích của hàng hóa.
Sau đó so sánh hai giá trị:
Chargeable Weight = Giá trị lớn hơn giữa Gross Weight và Volume Weight
Nguyên tắc này cũng được thể hiện trong các tài liệu nghiệp vụ vận tải hàng không và các tài liệu hướng dẫn tính cước Air.
Ví dụ, nếu một lô hàng có:
- Gross Weight = 80 kg
- Volume Weight = 120 kg
thì:
Chargeable Weight = 120 kg
Ngược lại, nếu Gross Weight là 150 kg nhưng Volume Weight chỉ 60 kg thì Chargeable Weight sẽ là 150 kg.
Đây chính là lý do một lô hàng có trọng lượng cân thực tế không quá lớn nhưng vẫn có thể chịu mức cước cao hơn dự kiến.
4. Cách tính Volume Weight hàng Air
Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không, công thức thường được sử dụng để quy đổi thể tích là:
Volume Weight (kg) = Dài × Rộng × Cao × Số kiện / 6.000
Trong đó kích thước được tính bằng cm.
Ví dụ doanh nghiệp có 5 kiện hàng, mỗi kiện có kích thước:
100 × 50 × 40 cm
Trọng lượng thể tích được tính:
(100 × 50 × 40 × 5) / 6.000 = 166,67 kg
Nếu Gross Weight của toàn bộ lô hàng là 120 kg thì:
Volume Weight = 166,67 kg > Gross Weight = 120 kg
Do đó, Chargeable Weight sẽ được xác định theo trọng lượng thể tích, tùy theo quy tắc làm tròn được áp dụng trong báo giá.
Lưu ý: Hệ số quy đổi có thể khác nhau tùy loại dịch vụ. Hàng Air Cargo thông thường thường sử dụng hệ số 6.000, trong khi một số dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế có thể áp dụng hệ số khác. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện cụ thể của đơn vị vận chuyển trước khi tính giá.
5. Cách tính cước vận tải đường hàng không
Sau khi xác định được Chargeable Weight, doanh nghiệp tiếp tục xác định mức cước/kg áp dụng cho lô hàng.
Các hãng hàng không và forwarder thường xây dựng bảng giá theo từng bậc trọng lượng. Chẳng hạn có thể gặp các mức:
- -45 kg
- +45 kg
- +100 kg
- +250 kg
- +500 kg
- +1.000 kg
Cách chia bậc có thể khác nhau tùy hãng bay, tuyến và báo giá của từng forwarder.
Công thức cơ bản:
Air Freight = Chargeable Weight × Rate
Ví dụ:
Một lô hàng có:
- Gross Weight: 180 kg
- Kích thước: 100 × 60 × 50 cm
- Số lượng: 4 kiện
- Đơn giá áp dụng: 5 USD/kg
Trọng lượng thể tích:
(100 × 60 × 50 × 4) / 6.000 = 200 kg
So sánh:
- Gross Weight = 180 kg
- Volume Weight = 200 kg
Vậy:
Chargeable Weight = 200 kg
Cước vận chuyển chính:
200 × 5 = 1.000 USD
Như vậy, dù hàng thực tế chỉ nặng 180 kg, doanh nghiệp vẫn phải tính cước theo 200 kg do trọng lượng thể tích cao hơn.
6. Các loại phí thường gặp khi vận chuyển hàng Air
Không nên hiểu cước vận tải đường hàng không đồng nghĩa với tổng chi phí vận chuyển. Ngoài Air Freight, doanh nghiệp có thể gặp nhiều khoản phí khác.
Fuel Surcharge (FSC): phụ phí nhiên liệu, thường được tính theo Chargeable Weight hoặc theo điều kiện báo giá.
Air Waybill Fee (AWB): phí phát hành vận đơn hàng không.
Screening/X-ray Fee: phí soi chiếu an ninh hàng hóa tại sân bay.
Handling Fee: phí xử lý hàng hóa do forwarder hoặc đơn vị khai thác thu.
Trucking Fee: chi phí vận chuyển hàng từ kho của doanh nghiệp ra sân bay hoặc từ sân bay về kho.
Storage Fee: phí lưu kho nếu hàng phải lưu tại kho sân bay quá thời gian miễn phí.
Ngoài ra, một số tuyến có thể phát sinh phí liên quan đến khai báo dữ liệu, an ninh, rủi ro chiến tranh hoặc các yêu cầu đặc biệt khác.
Danh mục và cách tính từng khoản phí không hoàn toàn giống nhau giữa các hãng hàng không, forwarder và tuyến vận chuyển. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá thể hiện rõ cước chính + phụ phí + điều kiện áp dụng thay vì chỉ hỏi một mức giá USD/kg.
7. Làm thế nào để tối ưu cước vận tải đường hàng không?
Để kiểm soát chi phí, doanh nghiệp nên chuẩn bị chính xác thông tin về số kiện, kích thước từng kiện, Gross Weight, loại hàng, sân bay đi và sân bay đến trước khi yêu cầu báo giá.
Đặc biệt, kích thước kiện hàng cần được đo chính xác. Chỉ một sai lệch đáng kể về kích thước cũng có thể làm thay đổi Volume Weight và kéo theo thay đổi Chargeable Weight.
Bên cạnh đó, không nên mặc định báo giá có đơn giá thấp nhất là phương án rẻ nhất. Một forwarder báo 4,5 USD/kg nhưng chưa bao gồm một số phụ phí có thể khiến tổng chi phí cao hơn báo giá 5 USD/kg đã bao gồm nhiều khoản.
Doanh nghiệp cũng nên so sánh các phương án về giá, transit time, lịch bay, số lần nối chuyến và phạm vi dịch vụ. Với những lô hàng có thời gian giao nhận không quá gấp, việc linh hoạt lịch bay có thể giúp lựa chọn được mức cước tốt hơn.
8. Những sai lầm thường gặp khi tính cước hàng Air
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là lấy Gross Weight × đơn giá mà không kiểm tra Volume Weight. Cách làm này có thể khiến doanh nghiệp dự toán thiếu chi phí đối với những lô hàng nhẹ nhưng có kích thước lớn.
Sai lầm thứ hai là chỉ quan tâm đến giá cước chính mà bỏ qua phụ phí. Trên thực tế, báo giá Air có thể bao gồm nhiều khoản phí khác nhau và cách tính giữa các đơn vị cũng không giống nhau.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến bậc trọng lượng. Ví dụ, cùng một tuyến nhưng mức giá cho +45 kg có thể khác mức +100 kg. Vì vậy, khi thay đổi số lượng hàng hoặc quy cách đóng gói, tổng chi phí cũng có thể thay đổi đáng kể.
9. Câu hỏi thường gặp về cước vận tải đường hàng không
Cước vận tải đường hàng không tính theo kg nào?
Thông thường, cước Air được tính theo Chargeable Weight, tức giá trị lớn hơn giữa Gross Weight và Volume Weight.
Hàng càng nặng thì cước/kg có càng rẻ không?
Không nhất thiết, nhưng nhiều bảng giá được chia theo bậc trọng lượng và có thể áp dụng mức đơn giá khác nhau khi lô hàng đạt một ngưỡng nhất định. Cần kiểm tra bảng giá cụ thể của hãng bay hoặc forwarder.
Hàng nhẹ nhưng kích thước lớn tính cước thế nào?
Nếu Volume Weight lớn hơn Gross Weight, doanh nghiệp sẽ tính cước theo Volume Weight, theo điều kiện và quy tắc làm tròn của đơn vị vận chuyển.
Có thể chỉ dựa vào giá USD/kg để so sánh báo giá không?
Không nên. Khi so sánh, cần xem Chargeable Weight, đơn giá, phụ phí, thời gian vận chuyển và phạm vi dịch vụ để xác định tổng chi phí thực tế.
Kết luận
Nắm được cách tính cước vận tải đường hàng không giúp doanh nghiệp chủ động dự toán ngân sách và hạn chế tình trạng báo giá ban đầu thấp nhưng chi phí thực tế phát sinh cao.
Quan trọng nhất, hãy bắt đầu từ việc xác định chính xác Gross Weight, Volume Weight và Chargeable Weight, sau đó kiểm tra bậc cước và toàn bộ phụ phí liên quan. Khi yêu cầu báo giá từ forwarder, nên cung cấp đầy đủ thông tin về số kiện, kích thước, trọng lượng, loại hàng, sân bay đi và sân bay đến để nhận được báo giá sát thực tế nhất.
Nếu doanh nghiệp thường xuyên xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, việc hiểu rõ cấu trúc cước Air không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ tốt hơn trong việc lựa chọn phương án vận chuyển và đàm phán với forwarder.