Trong hoạt động xuất nhập khẩu, ngoài cước vận chuyển quốc tế và các khoản Local Charge quen thuộc như phí THC, phí D/O hay phí CIC, doanh nghiệp còn có thể phải thanh toán phí vệ sinh container. Đây là khoản phí không quá lớn nhưng lại xuất hiện khá thường xuyên, đặc biệt đối với hàng nhập khẩu sử dụng container của hãng tàu.
Điều khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn là có những trường hợp container nhìn vẫn sạch sẽ nhưng vẫn bị yêu cầu thanh toán phí vệ sinh. Ngược lại, cũng có những lô hàng phát sinh khoản phí cao hơn nhiều so với dự kiến chỉ vì container bị bám bẩn hoặc có mùi sau khi dỡ hàng.
Vậy phí vệ sinh container là gì, khoản phí này được thu trong trường hợp nào, ai là người chịu trách nhiệm thanh toán và làm thế nào để hạn chế phát sinh chi phí? Hãy cùng A&A Logistics tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Phí vệ sinh container là gì?
Phí vệ sinh container (Cleaning Container Fee) là khoản chi phí được thu để làm sạch container sau khi hoàn thành quá trình vận chuyển hàng hóa. Khoản phí này nhằm đảm bảo container đạt tiêu chuẩn kỹ thuật và vệ sinh trước khi tiếp tục được đưa vào khai thác cho chuyến hàng tiếp theo.
Container là tài sản luân chuyển của hãng tàu. Sau mỗi vòng vận chuyển, container sẽ được trả về depot để kiểm tra tình trạng kỹ thuật cũng như mức độ sạch sẽ. Nếu container còn bụi bẩn, rác thải, mùi hàng hóa hoặc tồn dư vật liệu đóng gói, đơn vị quản lý container sẽ tiến hành vệ sinh trước khi cấp cho khách hàng khác sử dụng.
Chi phí cho công việc này có thể được hãng tàu hoặc depot thu trực tiếp từ khách hàng theo quy định. Một số hãng tàu quy định mức phí vệ sinh cố định, trong khi nhiều hãng chỉ thu khi container thực sự cần làm sạch.
Mặc dù giá trị không lớn như cước vận chuyển hay phí lưu container, nhưng nếu doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu với số lượng lớn thì tổng chi phí vệ sinh container trong một năm cũng là khoản đáng để quan tâm.
Vì sao hãng tàu thu phí vệ sinh container?
Nhiều người cho rằng việc vệ sinh container là trách nhiệm của hãng tàu. Tuy nhiên, trên thực tế, container được bàn giao cho khách hàng trong tình trạng đạt tiêu chuẩn sử dụng. Sau khi rút hàng, khách hàng cũng có trách nhiệm hoàn trả container trong tình trạng tương tự, ngoại trừ hao mòn tự nhiên.
Nếu container bị bẩn do quá trình dỡ hàng, phần chi phí để đưa container trở lại trạng thái ban đầu sẽ thuộc trách nhiệm của bên sử dụng. Điều này giúp hãng tàu giảm thời gian chuẩn bị container cho chuyến tiếp theo và đảm bảo chất lượng dịch vụ đối với khách hàng kế tiếp.
Đối với những container vận chuyển thực phẩm, hóa chất, thủy sản, nông sản hoặc hàng có mùi mạnh, việc vệ sinh còn là yêu cầu bắt buộc nhằm tránh ảnh hưởng đến chất lượng của các lô hàng sau.
Khi nào phát sinh phí vệ sinh container?
Trong thực tế, phí vệ sinh container chủ yếu phát sinh đối với hàng nhập khẩu.
Sau khi doanh nghiệp lấy hàng khỏi container, container rỗng sẽ được đưa về depot theo chỉ định của hãng tàu. Tại đây, nhân viên depot sẽ kiểm tra tổng thể container, bao gồm tình trạng kỹ thuật, mức độ sạch sẽ của sàn, vách, cửa và trần container.
Nếu container chỉ có một ít bụi bẩn thông thường, nhiều depot sẽ chấp nhận mà không thu thêm phí. Tuy nhiên, khi phát hiện rác, bao bì, dây buộc, pallet gỗ, đất cát, dầu mỡ hoặc mùi khó chịu, depot có thể yêu cầu khách hàng thanh toán phí vệ sinh.
Đối với hàng xuất khẩu, khoản phí này ít gặp hơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như container cần được làm sạch trước khi đóng thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng có yêu cầu cao về vệ sinh, doanh nghiệp vẫn có thể phải chi trả chi phí làm sạch trước khi đóng hàng.
Ai là người chịu phí vệ sinh container?
Không phải lúc nào người nhập khẩu cũng là bên thanh toán khoản phí này. Việc xác định trách nhiệm còn phụ thuộc vào điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms), hợp đồng mua bán và thỏa thuận giữa các bên.
Trong đa số trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc FCA, người nhập khẩu là bên trực tiếp nhận container tại cảng đích và cũng là người trả container rỗng về depot. Vì vậy, nếu container cần vệ sinh, người nhập khẩu sẽ là bên thanh toán.
Đối với hàng xuất khẩu, nếu container được làm bẩn trong quá trình đóng hàng hoặc sử dụng không đúng quy định, người xuất khẩu cũng có thể phải chịu khoản phí này.
Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ logistics trọn gói, một số đơn vị giao nhận sẽ thanh toán trước rồi thu lại từ khách hàng theo bảng quyết toán chi phí cuối cùng.
Phí vệ sinh container hiện nay khoảng bao nhiêu?
Không có một mức giá cố định áp dụng cho tất cả hãng tàu. Chi phí vệ sinh container phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại container, mức độ bẩn, quy định của depot và chính sách của từng hãng tàu.
Đối với container khô thông thường (Dry Container), chi phí vệ sinh cơ bản thường dao động từ khoảng 150.000 đến 450.000 đồng/container.
Nếu container cần vệ sinh chuyên sâu do bám dầu, hóa chất, thực phẩm hoặc có mùi khó xử lý, mức phí có thể tăng lên 700.000 đến hơn 1.500.000 đồng/container.
Riêng container lạnh (Reefer Container), yêu cầu vệ sinh nghiêm ngặt hơn nên mức phí thường cao hơn container khô. Trong một số trường hợp phải khử khuẩn hoặc xử lý mùi, tổng chi phí có thể lên tới vài triệu đồng.
Các mức giá trên chỉ mang tính tham khảo vì mỗi hãng tàu, mỗi depot và từng thời điểm sẽ có biểu phí khác nhau.
Quy trình kiểm tra và thu phí vệ sinh container
Sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc rút hàng, container rỗng sẽ được vận chuyển về depot theo hướng dẫn của hãng tàu.
Tại depot, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ container. Nếu container sạch, không có hư hỏng và đáp ứng tiêu chuẩn bàn giao, doanh nghiệp sẽ nhận được xác nhận trả container.
Trong trường hợp phát hiện container có rác, bùn đất, dầu mỡ, mùi hoặc các dấu hiệu cần vệ sinh, depot sẽ lập biên bản và thông báo mức phí phát sinh. Sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thanh toán, container mới được xác nhận hoàn trả thành công.
Ở một số depot, doanh nghiệp có thể trực tiếp vệ sinh container trước khi bàn giao để tránh phải trả thêm khoản phí này.
Những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị tính phí vệ sinh
Một trong những nguyên nhân thường gặp nhất là doanh nghiệp không quét dọn container sau khi rút hàng. Những vật liệu tưởng chừng rất nhỏ như dây đai nhựa, màng PE, giấy carton, mùn gỗ hay bao bì rách đều có thể khiến container bị đánh giá là chưa đạt yêu cầu.
Đối với hàng nông sản hoặc nguyên liệu rời, bụi bẩn thường bám trên sàn container. Nếu không được vệ sinh trước khi trả, depot sẽ phải làm sạch lại và khoản chi phí này sẽ được tính cho khách hàng.
Ngoài ra, các loại hàng hóa có mùi mạnh như thủy sản, gia vị, hóa chất hoặc dầu nhờn cũng khiến container cần được xử lý chuyên sâu. Đây là những trường hợp có mức phí cao hơn đáng kể so với vệ sinh thông thường.
Một số doanh nghiệp còn đóng đinh trực tiếp lên sàn container hoặc sử dụng keo dán cố định hàng hóa. Khi tháo dỡ, những vật liệu này để lại dấu vết khó xử lý, dẫn đến việc depot phải thực hiện thêm các công đoạn làm sạch hoặc sửa chữa.
Phí vệ sinh container có giống phí sửa chữa container không?
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai khoản phí này, nhưng bản chất hoàn toàn khác nhau.
Phí vệ sinh container chỉ phát sinh khi container cần được làm sạch để đủ điều kiện tiếp tục khai thác. Công việc chủ yếu bao gồm quét dọn, rửa sàn, loại bỏ rác thải hoặc khử mùi.
Trong khi đó, phí sửa chữa container phát sinh khi container bị hư hỏng trong quá trình sử dụng. Các lỗi như thủng sàn, móp vách, cong cửa, hỏng gioăng cao su hoặc biến dạng khung container đều phải sửa chữa trước khi đưa vào khai thác tiếp.
Thông thường, chi phí sửa chữa container cao hơn rất nhiều so với chi phí vệ sinh. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng container đúng quy cách để tránh phát sinh các khoản phí không mong muốn.
Làm thế nào để hạn chế phát sinh phí vệ sinh container?
Thực tế cho thấy, phần lớn các khoản phí vệ sinh container hoàn toàn có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý phù hợp.
Ngay sau khi rút hàng, nên dành vài phút để kiểm tra lại toàn bộ bên trong container. Việc quét sạch bụi bẩn, thu gom bao bì, dây đai và các vật liệu còn sót lại sẽ giúp container đạt yêu cầu khi trả về depot.
Đối với các lô hàng dễ gây mùi hoặc để lại cặn bẩn, doanh nghiệp nên chủ động vệ sinh trước thay vì chờ depot thực hiện. Chi phí tự vệ sinh thường thấp hơn đáng kể so với mức phí do hãng tàu áp dụng.
Ngoài ra, việc chụp ảnh container trước khi trả cũng là một thói quen hữu ích. Những hình ảnh này có thể trở thành căn cứ nếu phát sinh tranh chấp liên quan đến tình trạng container sau khi bàn giao.
Cuối cùng, doanh nghiệp nên tìm hiểu trước quy định của hãng tàu và depot nơi trả container. Mỗi đơn vị có tiêu chuẩn đánh giá khác nhau, vì vậy nắm rõ yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế đáng kể các khoản phí ngoài dự kiến.
Một số câu hỏi thường gặp về phí vệ sinh container
Phí vệ sinh container có bắt buộc không?
Không phải mọi lô hàng đều phát sinh khoản phí này. Việc thu phí phụ thuộc vào tình trạng thực tế của container và quy định của từng hãng tàu hoặc depot.
Container nhìn sạch nhưng vẫn bị thu phí, vì sao?
Trong nhiều trường hợp, container tuy không còn rác nhưng vẫn còn bụi mịn, mùi hàng hóa hoặc dấu vết khó nhìn bằng mắt thường. Nếu depot xác định cần làm sạch trước khi đưa vào khai thác tiếp, doanh nghiệp vẫn có thể phải thanh toán phí vệ sinh.
Phí vệ sinh container có được tính vào chi phí logistics không?
Có. Đây là một trong những khoản chi phí logistics phát sinh trong quá trình vận chuyển và thường được hạch toán vào chi phí nhập khẩu hoặc chi phí bán hàng tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Kết luận
Mặc dù phí vệ sinh container không phải là khoản chi phí lớn, nhưng nếu không được kiểm soát tốt, doanh nghiệp vẫn có thể phát sinh những khoản tiền đáng kể, đặc biệt khi thường xuyên xuất nhập khẩu bằng container.
Việc hiểu rõ bản chất của Cleaning Container Fee, nắm được thời điểm phát sinh cũng như quy định của từng hãng tàu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc dự toán chi phí và hạn chế các khoản phụ thu không cần thiết.
Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về cước vận chuyển quốc tế, Local Charge, thủ tục hải quan hoặc giải pháp logistics tối ưu, A&A Logistics luôn sẵn sàng đồng hành với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả.