Từ ngày 01/08/2026, theo quy định tại Thông tư 26/2026/TT-BCT, hệ thống cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) điện tử ECOSYS đã được cập nhật để phù hợp với cơ chế phân cấp mới trong công tác cấp C/O. Theo đó, mọi doanh nghiệp đã có hồ sơ thương nhân trên hệ thống đều phải thực hiện đăng ký lại Phòng cấp C/O trước khi tiếp tục nộp hồ sơ xin cấp C/O.
Đây là thay đổi mang tính kỹ thuật nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu. Nếu chưa hoàn thành việc đăng ký lại, doanh nghiệp có thể không lựa chọn được đúng cơ quan cấp C/O hoặc gặp khó khăn khi nộp hồ sơ điện tử trên ECOSYS. Tìm hiểu ngay trong bài viết này của A&A Logistics nhé!
Vì sao doanh nghiệp phải đăng ký lại Phòng cấp C/O?
Việc đăng ký lại xuất phát từ những thay đổi trong cơ chế quản lý theo Thông tư 26/2026/TT-BCT.
Theo quy định mới:
- Thẩm quyền cấp C/O được phân cấp mạnh hơn cho UBND cấp tỉnh và các cơ quan được địa phương giao nhiệm vụ.
- Danh mục mẫu C/O giữa Bộ Công Thương và địa phương được điều chỉnh.
- Hệ thống ECOSYS phải cập nhật thông tin để doanh nghiệp lựa chọn đúng cơ quan cấp tương ứng với từng mẫu C/O.
Điểm đáng chú ý là hệ thống không còn cơ chế “Phòng chính – Phòng phụ” như trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ đăng ký trực tiếp các đơn vị cấp C/O và gắn từng mẫu C/O với một đơn vị cấp cụ thể.
Những thay đổi quan trọng từ ngày 01/08/2026
So với quy trình trước đây, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm mới sau:
1. Không còn Phòng cấp chính và Phòng cấp phụ
Doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều đơn vị cấp C/O.
Tuy nhiên, mỗi mẫu C/O chỉ được đăng ký tại một đơn vị cấp.
Nếu muốn thay đổi nơi cấp sau này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi theo quy định trên hệ thống.
2. Hệ thống hỗ trợ tự động đăng ký lần đầu
Đối với lần đăng ký đầu tiên sau ngày 01/08/2026:
- Hệ thống sẽ tự động duyệt đăng ký.
- Doanh nghiệp chỉ cần xác nhận thông tin.
- Kết quả sẽ được gửi qua email và tài khoản ECOSYS.
Những lần thay đổi tiếp theo sẽ phải thực hiện theo quy trình xin đổi Phòng cấp.
3. Hệ thống tự gợi ý các Form C/O
ECOSYS sẽ tự động gợi ý các mẫu C/O mà doanh nghiệp từng sử dụng trước đây.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể:
- Giữ nguyên
- Bổ sung
- Điều chỉnh
phù hợp với nhu cầu xuất khẩu hiện tại.
Hướng dẫn đăng ký lại Phòng cấp C/O online từ 01/08/2026
Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1: Đăng nhập hệ thống ECOSYS
Truy cập hệ thống quản lý và cấp C/O điện tử của Bộ Công Thương.
Sau khi đăng nhập, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu đăng ký lại Phòng cấp C/O nếu doanh nghiệp chưa thực hiện.
Bước 2: Chọn đơn vị cấp C/O
Tại giao diện đăng ký:
- Chọn cơ quan cấp C/O phù hợp.
- Lựa chọn các mẫu C/O tương ứng.
Doanh nghiệp nên rà soát thị trường xuất khẩu và các FTA đang sử dụng để đăng ký chính xác.
Bước 3: Kiểm tra ma trận đăng ký
Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ:
- Đơn vị cấp
- Mẫu C/O
- Quan hệ giữa từng mẫu và cơ quan cấp
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi xác nhận.
Bước 4: Xác nhận đăng ký
Sau khi xác nhận:
- Hệ thống tự động xử lý.
- Gửi thông báo kết quả.
- Hoàn tất việc cập nhật.
Bước 5: Tiếp tục nộp hồ sơ C/O
Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp thực hiện cấp C/O như bình thường:
- Khai hồ sơ
- Đính kèm chứng từ
- Gửi hồ sơ
- Nhận kết quả điện tử
Toàn bộ quy trình xin cấp C/O không thay đổi, chỉ thay đổi bước lựa chọn cơ quan cấp.
Doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Trong quá trình thực hiện, A&A Logistics khuyến nghị doanh nghiệp lưu ý:
Rà soát lại các thị trường xuất khẩu
Mỗi FTA sử dụng một mẫu C/O khác nhau.
Nếu đăng ký sai cơ quan cấp, hồ sơ có thể phải điều chỉnh hoặc nộp lại.
Không chờ đến khi phát sinh lô hàng
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện chưa đăng ký lại khi cần xin C/O gấp.
Điều này có thể khiến tiến độ giao hàng bị ảnh hưởng.
Việc đăng ký chỉ mất vài phút nhưng giúp tránh rủi ro trong quá trình xuất khẩu.
Kiểm tra email thường xuyên
Kết quả xử lý được gửi đồng thời trên hệ thống và email doanh nghiệp.
Nên kiểm tra cả hộp thư Spam nếu chưa nhận được thông báo.
Cập nhật quy trình nội bộ
Nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu cần được thông báo về thay đổi này để tránh thao tác theo quy trình cũ.
Việc đăng ký lại có ảnh hưởng đến hồ sơ thương nhân không?
Không.
Việc đăng ký lại không phải tạo hồ sơ thương nhân mới.
Thông tin doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên trên hệ thống ECOSYS.
Doanh nghiệp chỉ cập nhật lại:
- Đơn vị cấp C/O
- Mẫu C/O tương ứng
để phù hợp với cơ chế phân cấp mới theo Thông tư 26/2026/TT-BCT.
A&A Logistics khuyến nghị doanh nghiệp
Việc thay đổi cơ chế cấp C/O lần này chủ yếu nhằm đồng bộ với mô hình phân cấp quản lý và tạo điều kiện để doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ công thuận tiện hơn. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu triển khai, các doanh nghiệp xuất khẩu nên chủ động hoàn tất việc đăng ký lại Phòng cấp C/O càng sớm càng tốt để tránh ảnh hưởng đến tiến độ thông quan và hưởng ưu đãi thuế quan theo các FTA.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên rà soát lại quy trình xin C/O, cập nhật danh mục mẫu C/O đang sử dụng và xác định đúng cơ quan cấp theo quy định mới. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp hạn chế sai sót, giảm thời gian xử lý hồ sơ và bảo đảm hoạt động xuất khẩu diễn ra liên tục.
Kết luận
Quy định đăng ký lại Phòng cấp C/O online từ 01/08/2026 là một yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống ECOSYS để xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Mặc dù quy trình thực hiện khá đơn giản, nhưng nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp trở ngại trong việc nộp hồ sơ C/O cho các lô hàng xuất khẩu.
A&A Logistics khuyến nghị doanh nghiệp hoàn thành việc đăng ký ngay khi đăng nhập hệ thống, đồng thời thường xuyên cập nhật các quy định mới về xuất xứ hàng hóa để tận dụng hiệu quả các ưu đãi từ các Hiệp định thương mại tự do (FTA) và bảo đảm hoạt động xuất khẩu diễn ra thuận lợi.
FAQ
1. Từ khi nào doanh nghiệp phải đăng ký lại Phòng cấp C/O?
Từ ngày 01/08/2026, theo quy định của Thông tư 26/2026/TT-BCT.
2. Có phải tạo hồ sơ thương nhân mới không?
Không. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật lại đơn vị cấp và mẫu C/O trên hệ thống ECOSYS.
3. Nếu chưa đăng ký lại có xin được C/O không?
Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn hoặc không thể lựa chọn đúng cơ quan cấp C/O trên hệ thống, làm ảnh hưởng đến việc nộp hồ sơ.
4. Sau khi đăng ký xong có cần thực hiện lại cho mỗi lô hàng không?
Không. Chỉ khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi đơn vị cấp hoặc mẫu C/O mới cần thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định.